Välj en sida
       

Våra tjänster

PS Provider erbjuder sina kunder metod- och applikationsstöd, projektresurser samt uppdragsledning, för etablering, utveckling och effektivisering av administrativa stödprocesser. Våra uppdrag har under de senaste åren nästan uteslutande handlat om införande av RPA (Robotic Process Automation) inom kunders verksamhet. Tjänsteerbjudande beskrivs mer detaljerat nedan och är indelat i kategorierna: RPA, processutveckling, SSC, affärssystem, benchmarking och sourcing. Vad kan PS Provider hjälpa er med? Kontakta oss redan idag!

RPA

Automatisera processer kostnadseffektivt med ”digitala medarbetare”

AFFÄRSSYSTEM

Projektledning vid upphandling, kravställning, avtal och införande

PROCESSUTVECKLING

Vi erbjuder allt från kartläggning till utveckling och optimering ”end2end”

BENCHMARKING

Deltag i nätverk och jämför processer med dem som är ”bäst i klassen”

SSC

Allt inom etablering, drift och optimering av Shared Service Centers

SOURCING

Förstudier, business case och stöd vid överföring till outsourcingpartner

”Digitala medarbetare jobbar snabbt,
felfritt och kostnadseffektivt dygnet runt”

RPA

Vårt erbjudande inom RPA och AI

Idag pågår ett teknikskifte som innebär att robotar i allt högre grad blir en del av vår vardag, både privat och inom arbetslivet. Inom tillverkningsindustrin har man sedan länge insett potentialen med robotar och använder dem till att eliminera återkommande manuella arbetsuppgifter. Med hjälp av robotarna har man därmed underlättat automatiseringen och effektiviseringen av tillverkningen. Genom Robotic Process Automation, så-kallad RPA, finns nu även möjligheten att robotisera företags administrativa stöd- samt serviceprocesser med hjälp av digitala medarbetare. Detta kan PS Provider hjälpa dig med. PS Provider erbjuder förstudier, POC (Proof of Concept), framtagande av automatiseringsstrategi och beslutsunderlag, processkartläggning, utbildning samt implementering vid intresse av RPA och digitala medarbetare.

PS Provider har erfarenhet och kompetens från ett stort antal av de ledande robotverktygen som används på den svenska marknaden. Detta innebär att vi tillsammans med våra kunder kan välja det verktyg som passar bäst för den specifika organisationen och situationen samt matchar kundens behov och ambitionsnivå på bästa möjliga sätt. Oavsett om ni har för avsikt att själva utbilda er i RPA-verktyget (rekommenderas) eller vill ha en lösning där PS Provider ansvarar för utvecklingen så kan vi erbjuda er ett heltäckande stöd under hela införandeprocessen.

FÖRSTUDIE
I förstudien utreder PS Provider er specifika robotpotential genom att identifiera vilka rutiner, arbetsuppgifter och processer som bäst lämpar sig för automatisering. Förstudien sammanfattar ditt företags automatiseringspotential samt presenterar förväntade ROI.

POC
PS Providers POC studie visar den förväntade affärsnyttan av era digitala medarbetare. Nyttan presenteras för respektive rutin, arbetsuppgift och process. Relevanta resultat från studien redovisas och belyser inom vilka områden som det är fördelaktigast att införa robotar.

IMPLEMENTATION
PS Providers införandetjänst innebär konkret implementation av digitala medarbetare. I steget installeras robotapplikationen i din miljö. Parallellt med installationen introduceras och utbildas ni i mjukvaran. Därefter testas applikationen för att slutligen skarpt användas i avsikt att automatisera beslutade rutiner, aktiviteter och processer.

FÖRVALTNING
PS Providers aktiva robotförvaltning säkerställer att du kontinuerligt erhåller optimerade RPA lösningar. Vår effektiva förvaltning borgar för att du och din verksamhet har tillgång till en ständigt hög samt kvalitetssäkrad automationsnivå. Sammantaget resulterar PS Providers effektiva förvaltning i att ni ökar er totala verkningsgrad samt produktivitet. Avslutningsvis erhåller du som kund en robust systemlösning som ger er potentiell tillgång till en obegränsad mängd digitala medarbetare.

Hur går det till?

Teknologin som skapat digitala medarbetare heter RPA. RPA innebär användandet av kraftfulla mjukvarurobotar som utför dedikerade uppgifter i era befintliga system och applikationer. Robotarna arbetar likt en mänsklig användare och speglar medarbetarnas systemhandhavande. Till skillnad från mer traditionella automatiseringsapplikationer är RPA ett verktyg som automatiserar era arbetsuppgifter och processer genom utnyttjandet av befintliga användargränssnitt. Det innebär exempelvis att roboten kan ta relevant information från en skärmbild för att därefter lägga in den i rätt fält i en annan skärmbild. Tillvägagångssättet är detsamma som en mänsklig medarbetare använder för att manuellt hämta information från ett system för att därefter lägga in uppgifterna i ett annat. Det är detta manuella handhavande som automatiseras med hjälp av digitala medarbetare.

Fördelarna med RPA

Fördelarna med RPA är många. Robotarna behöver inte ”integreras” i traditionell bemärkelse och lösningen är snabbt i drift. Snabbheten uppnås framförallt på grund av att RPA direkt tar informationen från era applikationers skärmbilder och gränssnitt. RPA minimerar också involverandet av externa ERP-leverantörer samt interna IT-avdelningar. RPA kan även användas för att sy ihop och svetsa samman relevant information i organisationer och företag.

RPA innebär inte bara automatisering av arbetsuppgifter, utan kan också fungera som en intelligent brygga mellan bolaget och dess betydelsefulla intressenter, såsom kunder, leverantörer och medarbetare. RPA används också som integration mellan väsentlig system, processer, aktiviteter och rutiner. Rätt använt är RPA, med andra ord, ett verktyg som säkerställer att rätt information återfinns på rätt plats, vid rätt tidpunkt samt till rätt kvalitet.

Nedan listas vanliga fördelar med RPA:

  • Låg kostnad: En robot kostar väsentligt mindre än en mänsklig resurs och kan arbeta 24/7/365
  • Hög och jämn kvalitet: En robot räknar inte fel och därmed elimineras risken för den ”mänskliga faktorn”. Fullständig spårbarhet eftersom allt ”loggas”.
  • Skalbarhet: Genom att använda RPA kan man avropa exakt så mycket resurser som man behöver vid varje givet tillfälle.
  • Ökat värde i leveransen: Skapar möjligheter för medarbetarna att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter (eliminerar monotona arbetsuppgifter).
  • Snabbt införande: RPA kan införas på en bråkdel av den tid som det tar att automatisera en process med hjälp av traditionella system och verktyg.

Vad är digitala medarbetare?

Digitala medarbetare arbetar snabbt, kostnadseffektivt och felfritt 24 timmar per dygn. Robotarna är smidiga och enkla att införa samt kräver minimal inblandning av IT avdelningen. De automatiserar kvickt rutiner, arbetsuppgifter och komplexa processer. Resultatet av dina ”digitala medarbetare” kommer du att kunna mäta redan efter några veckor. Kontakta PS Provider för mer information!

Intelligenta chatbots och kognitiva agenter

PS Provider erbjuder även stöd till verksamheter som vill automatisera en ännu större del av sina flöden och processer. Det är möjligt att genomföra detta genom att robotisera gränssnitten gentemot t ex både kunder och interna medarbetare. Exempel på vanliga områden där denna teknologi används är kundtjänst, support och help-desk. Genom att införa intelligenta chatbots skapas möjligheten att erbjuda kunder och interna motparter ett enkelt, systematiserat samt enhetligt gränssnitt. Ytterligare en fördel är att lösningen erbjuder en ständig tillgänglighet till exempelvis kundtjänsten eller supporten.

En intelligent chatbot förstår användarens intentioner och håller bland annat reda på kontext. Det möjliggör en naturlig dialog mellan parterna, samtidigt som användaren erhåller en intuitiv, automatiserad samt konsekvent upplevelse. Ytterligare en fördel är att detta uppnås oavsett kommunikationskanal, såsom exempelvis web, app eller textchat. Genom att utnyttja en chatbot möjliggörs en intelligent, mänsklig dialog mellan ditt företag och dina kunder och gentemot andra intressenter. Chatbotens funktioner – inklusive förmågan att förstå komplexa förfrågningar, ställa klargörande och kompletterande frågor samt leverera personliga svar – hjälper dig att leverera en överlägsen kundupplevelse genom självbetjäning. Chatboten blir dessutom smartare över tiden genom att den lär av tidigare konversationer. Det innebär bland annat en ständig optimering samt kontinuerlig förbättring av svarsprecisionen.

Genom att koppla ihop RPA med chatbots öppnas möjligheten att automatisera hela flödet, dvs. från användarens initiala frågor till dess att brukaren erhållit ett adekvat svar. Dessutom innebär kopplingen att nyttjaren får den önskade åtgärden utförd med automatik. Anledningen till att det är genomförbart beror först och främst på att chatboten är en mästare på att finna kundens intentioner och på att boten därefter har förmågan att samla in korrekta uppgifter. Efter att chatboten funnit rätt intentioner samt uppgifter lämnar den över ärendet till en robot som antingen direkt hämtar korrekt information eller utför en process i verksamhetssystemen för att erhålla uppgifterna. Avslutningsvis skickar roboten tillbaka informationen till chatboten som därefter bearbetar den. Slutligen presenteras den till användaren på ett fördelaktigt vis.

Andra användningsområde för chatbots är exempelvis vid insamling av strukturerad, relevant och digital information. Istället för att en användare ska behöva fylla i komplexa och tråkiga formulär kan chatboten samla in informationen och strukturera den. Informationen kan därefter användas av RPA-verktyget som automatiserat utför hela processen.

Hör av dig till PS Provider om du vill veta mer om intelligenta chatbots och hur dessa kan användas tillsammans med RPA för bland annat automation av kompletta flöden!

PROCESSUTVECKLING

Vårt erbjudande inom processutveckling

Stödfunktioner inom företag och organisationer är utsatta för ett hårt tryck att anpassa sig till allt snabbare svängningar i omvärlden, ökande krav från ägare, skärpta myndighetskrav samt större och större efterfrågan på stöd från kärnverksamheten. Ekonomi och HR-funktioner kontinuerligt arbeta med att bli mer kostnadseffektiva och samtidigt förbättra förmågan att stödja strategiskt och operationellt beslutsfattande. PS Provider kan hjälpa dig med projektledning, metod och genomförandestöd vid skapande, analys och effektivisering av stödprocesser, oavsett om dessa är organiserade i ett Shared Service Center eller inte.

Processkartläggning

Grunden till all processutveckling och förbättring är att förstå de befintliga flödena och processerna i verksamheten. Genom att beskriva processerna, hur man arbetar från ax till limpa utan att begränsas av funktions- eller organisationsindelningar, synliggörs samtliga arbetsflöden, dess eventuella problem och brister och en rad förslag till förändringar och förbättringar växer fram redan under kartläggningsarbetet. Följande effekter uppnås redan under kartläggningen:

  • Helhetssyn och överblickbarhet över hela flödet – “end-to-end”
  • Tydlig bild av roller och ansvar samt synliggörande av gränssnitt och samverkan mellan organisatoriska enheter.
  • Visualisera de värdeskapande flödena samt identifiera flaskhalsar och onödiga arbetsmoment.
  • Förslag till bättre resursutnyttjande, ökad kontroll, högre effektivitet, bättre investeringar.
  • Åtgärder för att uppnå högre kvalitet och färre fel.

När PS Provider stöttar organisationer täcker vi in alla områden som ingår i ett förändringsarbete, från kartläggning av nuvarande arbetssätt till analys och förbättring av processerna. Vi anser även att en bred förankring i verksamheten är nödvändig för ett lyckat resultat. Med över 20 års erfarenhet av projektkartläggning arbetar vi med en modern och beprövad metod som garanterar användbara processkartor med rätt struktur och detaljeringsgrad. PS Provider har den erfarenhet och kunskap som krävs för att garantera ett lyckat processkartläggningsprojekt.

Processutveckling “End-to-End”

Vi på PS Provider har arbetat med processutveckling under över två decennier. Vi vet vilken enorm potential som finns när man lägger ett processperspektiv på förändringsarbetet. Ett viktigt fundament i vårt angreppssätt är att vi alltid har ett “end-to-end”- perspektiv på processerna – från ax till limpa. Vår erfarenhet visar att de största effektiviseringarna av stödprocesser ofta sker genom att beteenden förändras i andra delar av organisationen som resulterar i omfattande förbättringar inom exempelvis ekonomifunktionen. Några av de nyckelområden som PS Provider arbetar med är standardisering, automatisering, ökad självservice, differentierade flöden och värdeanalyser. Tack vare PS Providers erfarna verksamhetskonsulter och specialister på processer, organisation, IT-system, styrsystem, projekt- och förändringsledning, kan du få hjälp med alla aspekter av processutveckling, från dokumentation av flöden till förändring av hela verksamheten.

SHARED SERVICE CENTER

Vårt erbjudande inom Shared Service Center

Baserat på lång erfarenhet, väl beprövade metoder samt ett genuint engagemang och intresse för våra kunders framgång och konkurrenskraft erbjuder PS Provider konsulttjänster inom etablering och utveckling av Shared Service Centers. Genom att bidra med vår mångåriga erfarenhet och djupa kunskap kring att effektivisera processer, stödfunktioner och administration skapas omfattande mervärden för våra kunders stöd- och kärnverksamhet. PS Provider har lång erfarenhet av att hjälpa svenska och internationella organisationer med att etablera eller utveckla Shared Service Centers.

Shared Service Center, SSC, är ett begrepp som har blivit allt vanligare de senaste 15 åren som en benämning på en enhet som utför tjänster (oftast ekonomirelaterade) till ett flertal interna kunder. Idag har en absolut majoritet (92%) av Europas större företag ekonomiprocesserna organiserade i ett SSC.  Nedan följer en definition av begreppet:

”Med Shared Service Center menas en samordning (koncentration) av likartade aktiviteter, ofta spridda i en organisation, i syfte att erbjuda tjänster till interna samarbetspartners (kunder) med det gemensamma målet att ge såväl interna som, i slutändan, externa kunder och organisationer ett högre värde. SSC är den organisatoriska benämningen på den enhet där man samlar och utför denna service. Verksamheten förläggs ofta i en separat organisation eller enhet. SSC ansvarar för att förmedla en eller flera processer, genom standardisering eller kompetenskoncentration, till kärnverksamheten. Syftet med att bilda ett gemensamt SSC är vanligtvis att åstadkomma kostnadsbesparingar, en ökad servicegrad och/eller att säkerställa en viss kompetensnivå. Kärnverksamheten kan då koncentrera sig på sina huvudprocesser. Organisationen uppnår stordriftsfördelar och större enhetlighet i utförandet av stödverksamhetens tjänster då likartad verksamhet inte längre bedrivs inom olika delar av organisationen.”

Etablera SSC

Har du funderingar på att utveckla din verksamhets stödfunktioner? Behöver du höja servicenivån och effektivisera dina processer? Med utgångspunkt i vår mångåriga erfarenhet stödjer PS Provider våra kunder med att etablera och utveckla Shared Service Centers utifrån en väl beprövad modell oavsett om det rör sig om en specifik process eller ett fullskaligt center inom områden som Ekonomi, HR, IT och Inköp. Vi tillhandahåller stöd genom hela förändringsarbetet, från förstudie och business case via analys, design, genomförande till fortsatt kontinuerlig optimering. Kontakta PS Provider idag för att få hjälp med att etablera SSC.

Value Assessment

Många Shared Service Centers och centraliserade stödfunktioner är på väg in i en andra fas efter att “tagit hem” initiala etableringsvinster. Fokus ligger då på att optimera processer, etablera en kultur som stöder kontinuerliga förbättringar och fortsätta att skapa nya värden för hela organisationen. PS Provider har tagit fram en modell för Value Assessment som hjälper företag och organisationer att identifiera styrkor och svagheter i deras SSC och som tillhandahåller en steg-för-steg plan för förbättring. PS Provider kartlägger, analyserar och utvärderar statusen i dina processer och organisationens hälsotillstånd. Utifrån detta tar vi fram en plan som tydligt visar hur du steg-för-steg går tillväga för att optimera dina prestationer.

Genomförande
PS Providers modell för Value Assessment utnyttjar våra existerande metoder och mångåriga erfarenheter från etablering och effektivisering av Shared Service Centers och administrativa processer. Genom att utnyttja modellen får du en mycket stor hävstång på etablerade verktyg och förbättringsåtgärder.  Vårt mål är att ”spola förbi” traditionella metoder och erbjuda kunder detaljerade och konkreta resultat för att uppnå en stödfunktion av världsklass.  Vår metod analyserar er shared service modell ur följande perspektiv:

• Ledarskap
• Organisation
• Processer
• Medarbetare
• Kundrelationer
• Verktyg och systemstöd
• Koppling till övergripande mål
• Styrning och kontroll

Governance och styrmodeller

En avgörande faktor för att framgångsrikt driva ett Shared Service Center är att verksamheten är baserad på ett ömsesidigt förtroende, ett tydligt ansvar och rollfördelning mellan kund och leverantör samt transparens i tjänster och dess utförande. Förtroende mellan SSC och kund är svårt att skapa utan riktiga operativa styrprinciper och väldefinierade SLA. Många centrala enheter eller SSC löser istället förtroendebristen genom att ta över mängder av tilläggstjänster som ej är standardiserade och som inte alltid kan standardiseras. När sedan uppföljning mot business case sker och kraven på effektivisering kommer är det ofta svårt att realisera förbättringar och leva upp till initiala kalkyler.

PS Providers erfarenhet visar att införandet av en governancestruktur är en väsentlig del av att utveckla, stabilisera och driva en framgångsrik SSC organisation. En väl utvecklad governance modell definierar hur beslut fattas rörande exempelvis verksamhetens omfattning, tjänsteutbudets sammansättning, hantering av kundrelationer samt hur den operativa styrmodellen ska se ut för att säkerställa en effektiv leverans. Governance strukturen fokuserar på både de strategiska och operationella delarna av SSC-modellen. Ur det strategiska perspektivet är dess roll att säkerställa att SSCs verksamhet är i linje med hela företagets vision, strategi och mål. Ur ett operationellt perspektiv sätter man en struktur för roller och ansvar, hantering av kundrelationer, uppföljning av tjänsteleveranserna, samt arbetet med kontinuerliga förbättringar.

Ett SSC verkar i ett komplext nätverk med ett stort antal intressenter och utför avancerade tjänster av skiftande karaktär. För att vinna kundernas förtroende och leverera tjänsterna effektivt är det nödvändigt att etablera och tydliggöra ansvar, eskaleringsprinciper, beslutsfattare och kontaktforum. Genom att samarbeta med PS Provider kan ni utnyttja våra metoder och mångåriga erfarenhet för att väsentligt snabbare etablera ett SSC av världsklass. Resultatet blir att dina kunder känner stort förtroende och är nöjda med leveranserna.

SLA

Väl fungerande stödprocesser som är resurseffektiva och skapar ett värde för verksamheten kan endast etableras genom en helhetssyn på hur processerna flödar i verksamheten. För att kunna etablera ett solidariskt ansvar för tjänsteleveranser samt styra beteenden och optimera resursutnyttjandet behöver organisationen ha väl fungerande verktyg i form av tjänstekataloger, SLA och prismodeller. Tjänstekataloger, SLA och prismodeller hänger ihop och påverkar varandra samt att de endast kommer att fungera på önskvärt sätt om man har tagit utgångspunkt i koncernens övergripande strategi och SSCs uppdrag vid framtagandet av verktygen.

Genom att definiera och paketera stödfunktionernas leveranser i tjänstekataloger skapas förutsättningar att kommunicera med verksamheten kring tjänsteutbudet och dela upp tjänsterna i olika grupper. Utifrån dessa grupper skapas sedan en prismodell som tar hänsyn till vilka faktorer som är viktiga för de olika intressenterna (SSC, kund och koncern). Exempel på viktiga faktorer kan vara:

  • Enkelt
  • Rättvist
  • Transparent
  • Kundorientering
  • Beteendestyrning
  • Kostnadsreduktion
  • Flexibilitet
  • Marknadsmässigt
  • Beaktar koncernperspektivet

Vid framtagandet av prismodellen går man igenom och värderar vilka faktorer som organisationen anser vara viktiga och klassificerar dessa ur de olika intressenternas perspektiv. När dessa förutsättningar är bestämda kombineras detta med tjänstekatalogen och man tar fram en prismodell som på bästa sätt tar hänsyn till den etablerade utgångspunkten.

PS Provider har mycket stor erfarenhet från etableringar och effektiviseringar av Shared Service Centers, inklusive framtagande och införande av tjänstekataloger, SLA och prismodeller. Vårt omfattande strukturkapital inom området innebär att ett projekt tillsammans med oss kan drivas effektivt och med ett minimalt internt och externt resursbehov. Dessa förutsättningar gör PS Provider till den idealiska partnern vid ett projekt inom något av dessa områden.

Strategisk utveckling

Ett stort antal företag och organisationer arbetar sedan ett antal  år tillbaka med en Shared Service Center modell för sina stödprocsser. PS Provider stöttar dig i utvecklingen av befintliga serviceenheter för att säkerställa att de ökar sin effektivitet, uppnår sina mål, samt erbjuder skalbarhet i en expansion av verksamheten. Utifrån en analys av organisationens status och mognadsgrad fokuserar vi på de områden som har den största förbättringspotentialen.

Utgångspunkten för ett framgångsrikt SSC är att det görs utifrån marknadsmässiga förhållanden (dvs ett väl fungerande kund och leverantörsförhållande) vilket kommer att driva effektivitets- och kvalitetsförbättringar. Möjliggörarna för den interna styrningen av SSC och den externa styrningen av kundrelationen är ett antal komponenter som finns inom följande områden:

Operating Model

  • T.ex. uppdrag, mål, vision

Organisationens Design

  • T.ex. organisationsmodell, process- och kundorientering

Roller och ansvar internt/externt

  • T.ex. tjänster, Prismodell, SLA

Verktyg

  • T.ex. governance, tidredovisning

Beställarkompetens

Väl fungerande stödprocesser som är resurseffektiva och skapar ett värde för verksamheten kan endast etableras genom en helhetssyn på hur processerna flödar i verksamheten. Detta innebär att utförare och beställare måste ta ett gemensamt ansvar för tjänsteleveranser. PS Providers erfarenhet visar att en affärsmässig beställarroll är en nyckelfaktor för att en överlämning (och den fortsatta driften) av den administrativa hanteringen till en tjänsteleverantör ska bli framgångsrik. Detta eftersom den kontinuerliga utvecklingen av den administrativa hanteringen är alltför viktig för att helt lämnas till tjänsteleverantören. Exempel på framgångsfaktorer för att lyckas etablera en affärsmässig beställarorganisation är att:
Anpassa den egna organisationen efter de nya förutsättningarna – undvik skuggorganisationer.
Skapa tydliga roller och ansvar som kan interagera med den nya serviceenheten och dess forum.
Fokusera på leveranserna från serviceenheten istället för hur processen genomförs.
PS Provider stödjer dig i utvecklingen av beställarrollen för administrativa tjänster. Följande utvecklingsbehov adresseras av PS Providers metod:
Förbättra kostnadsmedvetenhet och ansvarstagande hos beställare i organisationen.
Förtydliga beställarrollen genom att kategorisera olika typer av beställare och skapa en förståelse hos ansvariga medarbetare.
Hur maximeras värdet av beställda tjänster för organisationen?
Skapa förståelse/medvetenhet för vad som driver kostnader hos leverantören och hur man genom bättre input kan nå förbättringar för båda parter.
Förstå beställarens och organisationens fokus i relationen med leverantörer; kravställa output (kvalitet, tid), pris, prognos och samarbete.

AFFÄRSSYSTEM

Vårt erbjudande inom affärssystem

Det finns flera fördelar med att samarbeta med PS Provider. Vi är en oberoende rådgivare till våra kunder, vilket innebär att PS Provider är fullständigt fristående samtliga leverantörer av affärssystem. Vi säljer ingen mjukvara, utför ingen applikationskonsulting och säljer inga marknadsundersökningar. PS Providers höga affärsetik resulterar i att vi fullt ut kan koncentrera oss på att optimera varje kunds enskilda uppdrag och hitta den optimala lösningen för verksamheten. PS Provider erbjuder utredning, analys och framtagande av beslutsunderlag inför en förestående systemförändring, rådgivning och stöd under delar eller hela projektet från förstudie till implementering, samt djup kunskap vid skapande och nytecknande av ERP-, support- och underhållsavtal.

Analys/Beslutsunderlag

Börjar systemlösningen upplevas som omodern? Tillhör ni det stora flertalet av kunder som påverkats av den stora omstruktureringen i branschen? Det finns flera stora utmaningar att hantera angående verksamhetens behov av kritiska system. Frågorna är många, bland annat:

  • Stödjer systemen verksamhetens naturliga flöden, processer och rutiner?
  • Är utdata tillfredsställande samt av tillräckligt hög kvalitet för att ni skall klara av att fatta korrekta beslut?
  • Är den totala kostnaden av ert systemägande – inklusive löpande support, uppdateringar och underhåll – konkurrensmässig?

Om ni skall uppgradera, ersätta kritiska system eller rent av byta hela affärssystemet är PS Provider det optimala valet. Som oberoende rådgivare hjälper vi er att hitta rätt lösning för er verksamhet.

Upphandling

Varför är upphandling och implementation av affärssystem så svårt? Några frågor som kunderna ofta ställer till oss som rådgivare är:

  • Hur mycket pengar och resurser kommer projektet att förbruka?
  • Hur stora störningar kommer projektet att orsaka i verksamheten?
  • Vilka är de bästa genvägarna till att lyckas?

Du som kund gör en upphandling mellan vart sjunde och femtonde år, medan leverantören gör åtskilliga varje år. Din personal och affärssystemleverantören har ofta begränsad kunskap om hur en upphandling samt införande av ett affärssystem bör genomföras. Detta innebär att det är svårt att veta hur stora de interna och externa kostnaderna kommer att bli i slutändan.

 

Genom att arbeta med oss på PS Provider ser du till att:

  • Avtal och projektplaner är rimliga och motsvarar det som er verksamhet kräver.
  • Kritiskt värdera affärssystemsleverantörernas uppskattningar avseende bland annat teknik, infrastruktur, integration, anpassningar och licenser.
  • Den interna och externa resursåtgången är korrekt och följer den uppgjorda planeringen.

Avtal

Hur kommer det sig att avtalet inte upplevs som en förlängning av leverantörens säljpresentation? Varför är avtalet i grunden så leverantörsvänligt?Att handla upp ett affärssystem är en stor och komplex affär, där du som kund skall utvärdera och slutligen avtala om tre skilda delar:

  • Systemets funktion och kapacitet ska bedömas utifrån verksamhetens krav och behov.
  • Implementeringsprojektet ska utvärderas tillsammans med leverantörens och kundens kapacitet att utföra projektet.
  • Det framtida förhållandet med support & underhåll ska utvärderas.

Komplexiteten gör att du som kund har svårt att komma med egna idéer och förslag om väsentliga förändringar i avtalet. Förfarandet resulterar i att du hamnar i ett ofördelaktigt förhandlingsläge. Som oberoende rådgivare hjälper PS Provider dig att förhandla fram fördelaktiga villkor och konkurrenskraftiga priser. Vi säkerställer att du erhåller ett fördelaktigt huvud-, support- och underhållsavtal. För att ditt företag skall få bästa möjliga villkor utgår PS Provider från våra egna kundanpassade avtalsmallar.

BENCHMARKING

Vårt erbjudande inom Benchmarking

PS Provider leder ett nätverk för att genomföra benchmarkingstudier mellan landsting och regioner avseende gemensamma servicefunktioners mognadsgrad. Nätverket består av både stora och mindre landsting som har intresse av att följa upp och mäta sina prestationer samt utbyta erfarenheter. Huvudsyftet med benchmarkingen är att landsting/regioner ska få möjlighet att jämföra sina gemensamma servicefunktioner med andra för att därigenom kunna förbättra verksamheten. Syftet med benchmarking är att:

  • Mäta mognadsgraden och ge deltagarna en kvalitativ bild av var respektive SSC befinner sig och vad som kan bli bättre.
  • Jämföra med branschkollegor, vilket ger viktiga insikter i vad som är centralt att satsa på i respektive utvecklingsfas.
  • Jämföra med den definierade omvärlden för att få ett bredare perspektiv på vilka områden som bör utvecklas för att SSC-satsningen ska nå sin fulla potential.

Studien genomförs så att prestationer och förbättringar kan följas över tiden. Nätverksträffar och studiebesök mellan deltagare genomförs 2-3 gånger per år där studierna presenteras och samtliga deltagare diskuterar ett utvalt ämne samt skapar möjligheter till erfarenhetsutbyte. Nätverket leds och administreras av PS Provider som även står för metod, genomförande och rapportering.

 

Metodbakgrunden utgår från 3SI ® Svenskt Shared Service Index som är framarbetat av PS Provider och som tagit utgångspunkt i det stora antal SSC projekt som genomförts under de senaste 15 åren. Metoden innehåller tre steg:

  • Mognadsgrad & utvecklingsstatus
  • Nyckeltal
  • Best practice (processer, lösningar och strukturer)

Nyckeltal

Bakgrund

För att en organisation skall ha möjlighet att medverka i PS Providers Nyckeltalsbenchmarking, är det först nödvändigt att enheten genomfört en mognadsgradsanalys. Under analysen erhåller PS Provider nödvändig kunskap, insikt och input om verksamheten. Denna know-how fungerar därefter som ett grundläggande sediment, vilket förbättrar förutsättningarna för en högkvalitetsstudie av respektive Landstings eller Regions nyckeltal. Arbetet utförs i fem övergripande faser.

  1. Harmoniseringsfasen

Först introduceras respektive organisation i PS Providers Harmoniseringsfas. Fasen innebär att PS Provider muntligen går igenom (vanligtvis telefon- eller Skypemöten) samtliga projektsteg med ett antal utvalda medarbetare inom organisationen. Under genomgången kommer deltagarna erhålla en övergripande insikt i hur projektet kommer att drivas.

2. Insamlingsfasen

När respektive motpart känner sig trygg, skickar PS Provider ut insamlingsformulärsfilen. Filen är skapad utifrån utgångspunkten att den skall vara så pedagogisk samt tydlig som möjligt. Detta för att den skall underlätta slutförandet av uppdraget för respektive deltagare. Under hela fasen står PS Provider till förfogande om någon projektdeltagare upplever att de behöver ytterligare support.

3. Valideringsfasen

Nästa fas i projektet innebär att PS Provider erhåller filen och därefter genomför kontroller samt rimlighetsbedömningar och när det är nödvändigt ber om kompletterande information. När avvikelser samt annan hantering är genomförd så skapas samt analyseras respektive nyckeltal. I fasen kommenterar PS Provider intressanta aspekter av materialet som exempelvis varför vissa skillnader existerar mellan olika enheter.

4. Konferensfasen

Under nästa fas genomförs nyckeltalskonferens där PS Provider och deltagarna går igenom materialet tillsammans. Konferensen är mycket uppskattad och innebär att deltagarna får möjlighet att diskutera underlaget samt erhålla lärdomar från övriga deltagare.

5. Justering-och utskicksfasen

Efter konferensen genomför PS Provider den slutgiltiga justeringen utifrån de diskussioner som genomfört. Därefter skickas den slutgiltiga nyckeltalsrapporten ut till respektive organisation.

Mognadsgrad

Mognadsgraden studeras ur 7 strategiska perspektiv med ett stort antal delområden. Jämförelser görs både mot PS Providers index och internt mellan respektive nätverksdeltagare. Dokumentationen och modellen utgör ett mycket bra underlag för att formulera strategier och handlingsplaner samt att värdera de framsteg som har gjorts för respektive deltagare. Utöver detta är det en bra utgångspunkt för medlemmarna att förstå varandras nuläge och utmaningar. Analysen genomförs genom att PS Provider studerar och jämför den gemensamma servicefunktionens mognadsgrad inom följande områden.

Best Practice

Det avslutande metodblocket i 3SI är “Best practice”. Varje år väljs ett par olika områden ut som de deltagande organisationerna vill fokusera extra på. Det finns tre huvudsakliga källor från vilka urvalet av “Best practice”-områden baseras på mognadsgradsstudien, nyckeltal och omvärldsanalyser. Under en gemensam tvådagarskonferens diskuteras och fördjupas de utvalda “Best practice” områdena. Dessa nätverksmöten består av en kombination av speciellt inbjudna externa föreläsare som beskriver hur deras organisationer har hanterat ett specifikt problem eller utvecklingsområde samt djuplodande gruppdiskussioner där nätverksdeltagarna får möjlighet att utbyta erfarenheter och lära sig av varandra.

SOURCING

Vårt erbjudande inom sourcing

Inom området Sourcing Advisory stödjer PS Provider kunderna i processen att lägga ut hela eller delar av sin ekonomi-, HR-och IT-funktion. Våra tjänster består av framtagande av beslutsunderlag, urval och upphandling av sourcingalternativ, framtagande av Service Level Agreements (SLA) med leverantörer samt skapa kundanpassade avtal med leverantörer av outsourcingtjänster.

Upphandling Sourcinglösning

Varför är upphandling av ekonomi-, lön- och IT outsourcing så svårt? Har du funderat över någon eller några av punkterna nedan?

  • Hur mycket kraft och resurser kommer projektet att ta av er organisation?
  • Hur stora kommer störningarna i er verksamhet att bli?
  • Hur hittar jag en stabil och trovärdig leverantör?
  • Vilken avgränsning är bäst mellan er som kund och leverantören?
  • Hur ska jag göra med min personal?

Genom att du väljer att arbeta med PS Provider ser du till att:

  • Hitta en sourcingleverantör som passar just er bäst
  • Avtal och projektplaner är rimliga och motsvarar det som er verksamhet kräver
  • Kritiskt värdera leverantörens uppskattningar avseende teknik, infrastruktur, avgränsningar, personal och integrationsprojekt

Beslutsunderlag

Känner ni igen er i nedanstående påståenden?

Kraftig tillväxt eller nerdragning gör att efterfrågan på stödjande funktioner växer i otakt med den övriga organisationen. I synnerhet gäller detta ekonomi, HR och IT avdelningen.

Många företag ligger efter med uppgraderingar. Systemlösningar börjar upplevas som omoderna. Det blir dyrt att utveckla nya funktioner och anpassa systemet ytterligare eftersom versionen börjar bli gammal.

Arbetet på ekonomiavdelningen baserar sig på gamla och förlegade rutiner vilket gör att effektiviteten är låg. Investering i ny teknik har nerprioriterats de senaste åren.

PS Provider stödjer kunder i skapande av beslutsunderlag inför ett sourcingbeslut. Detta innebär:

  • Jämförelse mellan intern kostnad och effektivitet mot externa sourcingalternativ
  • Ta fram olika handlingsalternativ
  • Skapa en strategi och plan för vägen framåt efter beslut
  • Vilka effekter man kan förvänta sig av ett sourcingbeslut