PEAB

Införande av RPA inom Peabkoncernen
Process: Registrering av ny leverantör
RPA-mjukvara: Blue Prism
Peab kännetecknas av en decentraliserad och kostnadseffektiv organisation med fyra samverkande affärsområden: bygg, anläggning, industri och projekt. Affärsområdenas verksamhet baseras på lokalt entreprenörskap nära kunden och deras affärsmodell skapar möjligheter genom hela byggkedjan. Peab är i dag Sveriges största, och ett av nordens ledande, bygg- och anläggningsföretag med cirka 15.000 anställda och en omsättning på omkring 54 miljarder kronor.

RPA-kundcase PEAB

Historiskt har handhavandet av processen ”Registrering av ny leverantör” varit tidskrävande och monotont. Så även på PEAB. Framförallt har det berott på bolagets heterogena informationskällor. Processen har automatiserats med hjälp av Robotic Process Automation (RPA) och består av fyra huvudaktiviteter: insamling och inmatning av uppgifter, samt arkivering och statusrapportering. Konkret innebär det att en robot samlar in leverantörskritiska uppgifter från ett antal specifika informationskällor. När informationen har kvalitetssäkrats, registrerar roboten den i de olika ekonomisystemen. Roboten inleder den nya registreringen med en sökning på organisationsnumret. När roboten söker på organisationsnumret kan den få en träff. Om roboten får en träff ska den samla in viss information som kommer användas vid registrering av ny leverantör. Slutligen så arkiverar och rapporterar roboten arbetet.

peab kvinna
PEAB

Utmaningar med processen

En av de främsta utmaningarna som koncernen har haft med processen är att säkerställa att processen håller hög kvalitet. En orsak till bristande kvalitet kan vara att monotona arbetsuppgifter, samt den mänskliga faktorn, kan leda till felregistreringar. Processen har också tagit tid från andra, mer värdeskapande uppgifter.

Projektets målsättning

Målsättningen med projektet har främst varit att säkerställa processens kvalitet. Övriga målsättningar har varit att reducera antalet monotona arbetsuppgifter och därmed frigöra tid till andra arbetsuppgifter, samt förkorta flödestiden.

20b
41b

Beskrivning av processen

Processen kan beskrivas med hjälp av fyra faser. I första fasen hämtar roboten information från ett antal olika filer och system. I den andra fasen lägger roboten in den nya leverantören i leverantörsregistret. I den tredje fasen arkiverar roboten filer om upplägget har gått bra, eller flyttar dem till mappen för manuell hantering. I den fjärde och avslutande fasen sammanställer roboten processutfallet i en statusrapport, för att därefter slutligen skicka rapporten till ansvarig medarbetare.

Läs ut relevant information

I den första fasen hämtar roboten all relevant information som behövs för att registrera en ny leverantör. För att roboten skall ha en möjlighet att läsa informationen, krävs det att medarbetare först sparat filer i bestämda mappar. Filerna innehåller respektive leverantörs organisationsnummer och giro-nummer. Mapparna är även organiserade utifrån respektive leverantörs hemvist inom koncernen, samt innehåller undermappar för olika girolösningar.

7b
4b

Input

Input – Filer med organisationsnummer, koncernhemvist och girolösning.

Roboten utför första fasen i följande fyra steg: leta reda på koncernhemvist samt organisations- och gironummer, hämta korrekta adressuppgifter, kategorisera leverantör och slutligen säkerställ fakturahantering

I det första steget hittar roboten aktuell leverantörsinformation. Steget inleds med att roboten navigerar sig fram till respektive leverantörs mapp. Varje leverantör har sin specifika mapp döpt efter koncernhemvist. I mappen finns leverantörens filer med tillhörande organisations- och gironummer. I steg två hämtar roboten leverantörens adress-relaterade information. Informationen inhämtas genom att roboten söker på leverantörens organisationsnummer i det externa, webbaserade leverantörskontrollsystemet, Inyett.

Efter att roboten har hämtat information från Inyett så hämtar den information om leverantörens kategorisering samt gruppering. Information om kategoriseringen hämtas från det interna bolagsregistret och angiven motpartskod. Vidare hämtar roboten information om leverantörsgrupp från den interna bolagsstrukturen.

I det fjärde, och därmed sista steget, kontrollerar roboten om leverantören har möjlighet att hantera e-fakturor.

Output – Korrekt organisations- och gironummer, adressrelaterad information, kategorisering, gruppering och fakturahantering.

3b
PEAB

Registrera ny leverantör

När roboten har tillgång till korrekt information är det dags att registrera den nya leverantören.  Registreringen sker i samtliga ekonomisystem.  

 

Input – Filer innehåller

Filer innehållandes organisationsnummer, koncernhemvist samt girolösning.

Roboten utför första fasen i följande fyra steg: leta reda på koncernhemvist samt organisations- och gironummer; hämta korrekta adressuppgifter; kategorisera leverantör; säkerställ fakturahantering

I det första steget finner roboten aktuell leverantörsinformation. Steget inleds med att roboten navigerar sig fram till respektive leverantörs mapp. Varje leverantör har sin specifika mapp döpt efter koncernhemvist. I respektive mapp återfinns leverantörens filer med tillhörande organisations- och gironummer.

I steg två hämtar roboten leverantörens adress-relaterade information. Informationen inhämtas genom att roboten söker på leverantörens organisationsnummer i det externa, webbaserade leverantörskontrollsystemet, Inyett.

peab 3
15b

Efter att roboten hämtat information från Inyett så hämtar den information om leverantörens kategorisering samt gruppering. Information om kategoriseringen hämtas från det interna bolagsregistret och angiven motpartskod. Vidare hämtar roboten information om leverantörsgrupp från den interna bolagsstrukturen.

I det fjärde, och därmed sista steget, kontrollerar roboten om leverantören har möjlighet att hantera e-fakturor.

Output – Korrekt organisations- och gironummer, adressrelaterad information, kategorisering, gruppering och fakturahantering.

Arkivering av filer

I fas tre arkiverar roboten filerna som hanterades under första inläsningsfasen. För att roboten skall ha en möjlighet att arkivera filerna krävs det att de är korrekta. När fel inträffat under registreringen (beskrivet i fas 2) flyttar roboten den inkorrekta filen till dedikerad felhanteringsmapp. Filen hanteras därefter manuellt av ansvarig medarbetare.

peab 1
peab man

Input – Uppdaterat leverantörsregister, resultat av registreringen noterat (dvs. lyckad respektive misslyckad registrering).

När samtliga nya leverantörer registrerats ska roboten arkivera filerna. Arkiveringen sker genom att roboten flyttarfilerna till den dedikerade mappen,’Arkiv’. Samtidigt som filerna flyttas avlägsnas de även från den ursprungliga mappen. Detta för att säkerställa att en fil endast kan finnas i en mapp. I de fall det inte varit möjligt att registrera en leverantör, flyttas den till mappen ’Manuell hantering’. Förfarandet säkerställer att samtliga leverantörer som roboten inte kunnat registrera kan hanteras av en medarbetare.

Output – Samtliga filer är antingen arkiverade eller flyttade till specifik mapp för att senare hanteras manuellt.

Sammanställd rapport

Den fjärde och därmed sista fasen består av följande steg: sammanställa rapport över registreringar; vidarebefordra rapport till ansvarig.

peab 2
26b

Input – Arkiverade samt manuella filer. 

I det första steget sammanställer roboten samtliga ärenden som utförts under dagen i en dedikerad rapport. Rapporten visar antalet registrerade leverantörer, samt antalet manuella ärenden. I steg två vidarebefordrar roboten rapporten till ansvarig medarbetare.

Output – Sammanställd och skickad rapport.