Offentlig sektor står inför en enorm personalutmaning de kommande åren. Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) uppskattar att välfärden behöver rekrytera omkring 410 000 personer fram till år 2031 för att klara kompetensförsörjningen. Samtidigt väntas befolkningen i arbetsför ålder inte öka i samma takt. Enligt SKR är det därför i praktiken en omöjlig uppgift att nyanställa i den omfattning som skulle behövas – om inget förändras. Att fler måste arbeta fler timmar är en del av lösningen, men det kommer enligt SKR också krävas helt nya sätt att klara det framtida välfärdsuppdraget.

Ett alltmer populärt sätt att frigöra arbetstid är automatisering. Genom att kombinera system- och konsulttjänster från PS Provider sparar idag en lång rad kommuner och regioner tiotusentals arbetstimmar varje år.

En av de offentliga verksamheter som tagit hjälp av PS Provider för att effektivisera och automatisera är Region Halland. Vi har träffat verksamhetsutvecklare Elisabeth Olsson som arbetar inom ADH-förvaltningen (Ambulans, diagnostik och Hälsa) för att ta del av hennes erfarenheter av automatiseringsresan.

”Vi har konkreta exempel på hur automatiseringen har kunnat minska behovet av nyanställningar”, säger Elisabeth och berättar hur en av verksamheterna stod inför en nyrekrytering som kunde undvikas tack vare att en arbetsintensiv manuell rutin i stället automatiserades helt.

”I ett annat fall kunde vi undvika rekrytering av en heltidsvikarie under en längre sjukskrivning tack vare att Ernst täckte upp.”

Ernst är alltså namnet som roboten har fått i Region Halland. Att döpa sina robotar är vanligt hos kunder, men i Halland har man gått ett steg längre. På HMC – Hjälpmedelscentrum – har Ernst i egen hög person fått ett eget kontorsstöd, något som tydligare understryker att Ernst är en väldigt uppskattad kollega.

”Vi gratulerar honom till och med på namnsdagen varje år”, skrattar Elisabeth och fortsätter:

”Att Ernst trots allt är en robot och inte saknar mänskliga känslor är kanske tur när Elisabeth med ett leende läser upp ett citat från en kollega:

’Ernst har börjat plocka en hel hög administrativa skituppgifter från oss.’”

När vi frågar Elisabeth om hon har några råd till andra organisationer som är nyfikna på automatisering så kommer svaret snabbt:

”Alla som jobbar i processerna måste förstå vad automation är och vilka möjligheter den ger. Kunskapen måste finnas hos varje enskild medarbetare, för det är de som har störst kunskap om processerna. Börja med det ’klockrena’ – sedan kan ni lägga på specialfallen efterhand. Och tänk på att även om man inte kan automatisera en hel process, så är det ofta möjligt att automatisera delar av den.”

För att medarbetarna ska känna sig trygga i möjligheterna med automation har de fått möjlighet till utbildning – och även coachning av PS Provider ihop med verksamhetsutvecklare, genom det koncept som vi kallar för AIM (Automatisera och Innovera Mera). Denna trygghet har också inneburit att förslag till möjliga automatiseringar, ”kandidatprocesser,” numera kommer från medarbetare i alla delar av verksamheten. För när man väl har insett vad som är möjligt att automatisera så går det fort att identifiera nya möjligheter.

”Jag brukar kalla det för trattkantarellprocessen”, skrattar Elisabeth och avslöjar att hon också är en entusiastisk svampplockare.

”När man kommer ut i skogen ser man först ingen svamp alls. Men när man väl hittar den första trattisen – då ser man plötsligt att skogen är full av dem. Det fungerar precis på samma sätt med automatisering.”

Efter ett och ett halvt år med Ernst har medarbetarna på förvaltningen hittat över 120 olika kandidatprocesser som skulle kunna automatiseras. Hittills är 23 av dem driftsatta och efter ett och ett halvt år med Ernst har man under våren 2023 redan nått break-even i automatiseringsarbetet. Varje insparad timme går numera in på pluskontot, vilket i nuläget innebär en besparing motsvarande tre heltidsmedarbetare varje månad.

”Jag tror inte att jag har varit på ett enda möte de senaste åren där inte någon har börjat en mening med ’Skulle inte Ernst kunna …?’”, sammanfattar Elisabeth medarbetarnas engagemang. ”Vilka processer som ska automatiseras – och i vilken ordning – är sedan en kombination av nyttokalkylen, verksamheternas egna prioriteringar och en rättvis fördelning mellan olika verksamheter.”

Samtidigt är Elisabeth noga med att poängtera att automatisering aldrig är ett självändamål. Att analysera kandidatprocesser handlar lika mycket om verksamhetsutveckling som om automatisering.

”Ibland tittar vi närmare på en kandidatprocess och märker att den i stort sett inte tillför något värde alls för verksamheten eller för våra kunder. Då slutar vi helt enkelt med den. I andra fall hittar vi sätt att göra den mer effektiv, eller så finns det andra bättre tekniska lösningar. Det som blir kvar får Ernst ta hand om”

Elisabeth Olsson arbetar som verksamhetsutvecklare inom Hälsa och Funktionsstöd på Region Halland. Verksamheten ingår i ADH-förvaltningen som samlar Ambulans, Medicinsk diagnostik samt Hälsa och Funktionsstöd. Som stöd i automatiseringen används SS&C Blue Prism-uppsättning med multipla robotar som delas med andra verksamheter i Region Halland, i kombination med schemaläggningstjänsten C TWO som optimerar utnyttjandet av robotarna.

PS Provider består av ett gäng grymma problemlösare som gillar att hjälpa företag och organisationer att prestera bättre genom processutveckling och smart utnyttjande av teknologi. Vi arbetar med Intelligent Automation och utnyttjar RPA, Machine Learning, conversational AI och Artificiell Intelligens för att designa och automatisera processer samt skapa framtidens organisationer. Våra medarbetare har mest erfarenhet av RPA i Norden och är helt dedikerade att vara strategiska rådgivare och implementera disruptiv teknologi som möjliggör effektiv etablering och snabb skalning av ”digitala medarbetare” och virtuella arbetsstyrkor.

SS&C Blue Prism tillhandahåller ledande intelligent automatiseringsteknik i både privat och offentlig sektor i Sverige samt övriga världen.

PS Provider är guldpartner till SS&C Blue Prism.