Nyttokalkylen som överträffade sig själv
Västerås stad automatiserade påminnelsehanteringen för obetalda fakturor för att komma bort från en tidskrävande och monoton arbetsuppgift.
Men de positiva effekterna blev betydligt större än så.
Nyttokalkylen avgjorde
”Innan vi bestämde oss för att automatisera gjorde vi en nyttokalkyl”, berättar Malin Kunnari som är verksamhetsutvecklare och systemspecialist i Västerås stad. ”Den visade att vi varje månad la 40 arbetstimmar på att påminna kommunens medarbetare om att godkänna och attestera fakturor, och den arbetstiden kostade ungefär en kvarts miljon per år bara i lönekostnader”.
Nyttokalkylen visade att en automation skulle betala sig på bara några månader, så i början av 2024 fick vi på PS Provider uppdraget att träna upp Västerås digitala medarbetare på att sammanställa underlag och skicka ut påminnelser till medarbetarna inför varje månadsskifte.
En normal månad skickas det ungefär ut 700 mejl i första påminnelsen. Därefter skickas ytterligare två påminnelser ut, vilket är en mer än när processen sköttes manuellt. Det är alltså ett omfattande manuellt arbete som den digitala medarbetaren har fått ta över.
”En av kollegorna sa att det kändes som att hen var en robot de där tre sista arbetsdagarna varje månad”, berättar Malin i en målande beskrivning av hur det återkommande monotona och repetitiva arbetet vid varje månadsskifte uppfattades innan den digitala medarbetaren tog över.
Oväntad bieffekt
Som en något oväntad – eller åtminstone oplanerad – bieffekt av automatiseringen har dessutom kostnaderna för försenade leverantörsbetalningar minskat med smått otroliga 66%!
”Vi såg en positiv ekonomisk effekt redan första månaden”, berättar Malin Kunnari och visar upp en jämförelse mellan tiden före och efter automatiseringen.
”Kommunens kostnader för räntor, förseningsavgifter och inkasso har minskat med 300 000:- bara på de första åtta månaderna”, fortsätter hon.
”Det är lite svårt att sätta fingret på exakt varför påminnelser från roboten fungerar så mycket bättre än när det sköttes manuellt, men mycket beror nog på att roboten är så snabb att den hinner med en extra påminnelse varje månad. Och kanske påverkar det också att påminnelserna skickas ut nattetid – och ligger och väntar i mejlboxen på morgonen.”
I praktiken innebär det alltså att de indirekta ekonomiska effekterna av den automatiserade påminnelsehanteringen till och med visade sig bli snäppet större än de direkta besparingar i arbetstid som på egen hand gjorde nyttokalkylen positiv.
”Samtidigt har automationen lyft bort ett väldigt monotont och stressigt arbetsmoment från medarbetarna”, säger Malin Kunnari. ”Den effekten är också väldigt viktig, även om det kan vara svårt att sätta en siffra på den i en nyttokalkyl.”
Foto på Västerås stadshus: Fotoakuten.se
