”Kommunerna behöver en ny verksamhetsmodell”
Vi har pratat med professor Johan Magnusson
"Rent krasst en lögn!"
”Så länge som kommunerna inte har automatiserat allt intensivt administrativt arbete som kan automatiseras så är allt tal om att vi saknar resurser för att möta våra utmaningar rent krasst en lögn!”
Den som uttrycker sig så drastiskt om kommunernas digitalisering heter Johan Magnusson och är professor i informationssystem och föreståndare för Swedish Center for Digital Innovation (SCDI) vid Göteborgs universitet. Slutsatsen vilar på resultaten från den forskning som centret bedriver kring digitalisering i svenska kommuner.
Johan Magnusson beskriver hur svenska kommuner befinner sig mitt i en polykris – en i det närmaste perfekt storm av problem med förändrad demografi, inflation, energikris, finanskris, ökad geopolitisk oro och organiserad brottslighet. Trots det verkar den riktiga krismedvetenheten inte ha infunnit sig. Ett tydligt tecken på detta, menar han, är den anmärkningsvärt låga nivån av omfördelning av resurser mellan kommunernas olika nämnder.
”Vissa nämnder i en kommun har enorm potential för effektivisering genom automatisering. Om de verkligen hade lyckats med det så borde vi kunna se det genom en hög grad av omfördelning av anslag mellan nämnderna. Vår initiala studie visar dock att det inte är så.”
Omvänd bevisbörda
I den handfull kommuner som SCDI hittills har studerat pekar siffrorna snarare åt helt motsatt håll. Nämnder med hög andel automatiserbar administration har i stället fått ökade anslag – på bekostnad av nämnder med låg andel administration där värdet för invånarna måste skapas av människor, till exempel lärare eller undersköterskor.
Denna brist på nödvändig omfördelning mellan anslagsområden handlar enligt Johan Magnusson både om oförmågan att faktiskt omfördela frigjorda resurser och att man helt enkelt inte automatiserar det som går att automatisera. ”Man är sjukt dålig på att automatisera. Och det är hjärtskärande, för det är så mycket potentiell välfärd som vi spolar ner i toaletten hela tiden för att vi till exempel inte vill automatisera en så enkel process som att lämna ut skolbetyg.”
Johan Magnusson vänder sig också mot den beslutsvånda som ibland kan prägla införandet av nya digitala initiativ. ”Du får ju vara ute tre år i förväg”, säger han, och radar upp exempel på alla utredningar och riskanalyser som kan krävas för att få automatisera en process. ”Att däremot bara fortsätta som vanligt kräver ingen insats alls!”
Han leker därför med tanken på att i stället vända helt på bevisbördan: ”Om du vill behålla din manuella rutin i stället för att automatisera, ja då får du lägga några hundra timmar på att ta fram ett business case som motiverar varför du ska fortsätta göra den uppgiften manuellt.”
En helt ny verksamhetsmodell
Forskningsprojektet kring omfördelning av resurser är fortfarande i sin linda, men redan nu kan forskarna peka på behovet av en helt ny verksamhetsmodell för kommunerna. Problemet med dagens verksamhetsmodell är enligt Johan Magnusson att den ”motarbetar automatiseringens och digitaliseringens fantastiska möjligheter – eftersom den är optimerad för att vidmakthålla i stället för att utveckla.”
Nuvarande styrning bygger på det som Johan Magnusson och hans kollegor kallar för ”fysisk logik”, där processer alltid utförs manuellt av individer, till exempel av handläggare. Om efterfrågan ökar så tillförs helt enkelt fler medarbetare, vilket innebär att varje nytt ärende kommer med en marginalkostnad. Som komplement till detta har kommunerna infört digitala lösningar, men vill samtidigt inte överge sina manuella rutiner helt. Resultatet blir då att inga resurser frigörs – och därmed kan ingen omfördelning ske för att hantera polykrisen.
Forskarna, med Johan Magnusson i spetsen, föreslår därför en helt ny verksamhetsmodell som bygger på ”digital logik”, där marginalkostnaden för varje nytt ärende i stort sett är noll. ”Vi måste skifta till en ny verksamhetsmodell, där det digitala tar mycket större plats”, avrundar Johan Magnusson vårt samtal.
”Varför? För annars har vi helt enkelt inte råd att leverera välfärd med den omfattning och med den kvalitet som vi har haft tidigare!”
Mer läsning
Johan Magnusson har skrivit en serie artiklar på LinkedIn på temat ”Kommunal omställning”. Här kan du läsa alla tre delarna:
Del 1: Är det det här du kallar omställning?