I Partille sköter roboten kön till äldreboendet
Efter en omfattande analys landade Vård- och omsorgsförvaltningen i Partille i valet att automatisera hela processen med att tilldela boendeplatser
Minskad sårbarhet med digital medarbetare
När Partille kommuns boendesamordnare skulle gå ner i arbetstid påbörjades ett intensivt arbete med att hitta en ny lösning för att sköta fördelningen av de drygt 200 särskilt boende (SÄBO)-lägenheter som kommunen förfogar över – ett arbete som pågår året runt.
Det manuella arbetet med att matcha köande med lediga platser på äldreboenden och övriga särskilda boenden hade i huvudsak fungerat bra, men det starka beroendet av en ensam medarbetare gjorde systemet sårbart – och det fanns också moment i processen som kunde missas och därmed skapa onödiga fördröjningar.
Efter en omfattande analys landade Vård- och omsorgsförvaltningen i valet att automatisera hela processen med att tilldela boendeplatser – och sedan årsskiftet har arbetsuppgiften tagits över helt av kommunens digitala medarbetare/robot Robota.
Processen har blivit mer uppstyrd
”Arbetet vi har gjort med den här processen handlar om mycket mer än att bara automatisera det manuella arbetet”, berättar Lisa Johansson, förste biståndshandläggare på Vård- och omsorgsförvaltningen.
”Hela processen för boendesamordning har blivit mer uppstyrd, vi har förtydligat riktlinjerna som guidar fördelningen av boenden och dessutom har vi infört helt nya moment som vi inte hanterade lika strukturerat tidigare.”
Ett exempel på det sistnämnda är en ny kontrollrutin, där roboten fångar upp ett moment som på grund av den mänskliga faktorn ibland har glömts bort. Om en sådan miss upptäcks så skickar roboten ett meddelande till en utvald grupp mottagare som kan komplettera ärendet. Den typen av kontroller var i praktiken svårt att hinna med genom manuellt arbete på regelbunden basis tidigare och genom denna extra kontroll har antalet fel kunnat minskas. När det ändå händer så kan felen nu åtgärdas direkt.
Automatiseringen av boendesamordningen ersätter också ungefär 30 arbetstimmar per månad, tid som Partille nu inte behöver hitta någon annan som kan ta över när nuvarande boendesamordnare ska minska sin arbetstid.
"Det känns faktiskt lite tryggare än innan"
Varken Lisa eller hennes kollega Helen Ström, utvecklingsledare och tidigare förste biståndshandläggare, tycker att det känns läskigt att lägga över hela arbetet med att fördela boendeplatser på en digital medarbetare.
”Jag tycker faktiskt det känns lite tryggare än innan”, säger Helen. ”Innan var vi mer sårbara när en ensam kollega skötte allt, men nu vet vi att vi inte behöver lösa massa extra planering kring semestrar eller annan frånvaro, till exempel vid planeringsdagar.”
”Dessutom finns det fortfarande möjlighet att styra arbetet manuellt när det behövs”, fortsätter Lisa, ”till exempel genom en uppsättning koder som vi kan använda för att prioritera enskilda ärenden i det automatiserade flödet.”
En viktig del av de nya automatiserade rutinerna är att alla utförare av pågående insatser, till exempel hemtjänst, numera får ett meddelande så fort som roboten har fördelat en plats – och dessutom ett preliminärt inflyttningsdatum. Det innebär att möjligheterna att planera verksamheten inom till exempel hemtjänst och korttidsboende har blivit mycket bättre.
”Den delen blev så uppskattad att vi efter önskemål nu även har börjat automatisera information till våra utförare om personer som har avlidit. Och i det fallet handlar det ju inte bara om planering, utan också om att undvika känsliga situationer som kan uppstå om utföraren inte känner till att en brukare har avlidit”, berättar Helen.
"Det är många som efterfrågar statistik."
Även om den automatiserade fördelningen av lägenheter nu är på plats, så är inte projektet helt i mål ännu. Under våren 2025 fortsätter arbetet med att även automatisera uppföljningen, till exempel i form av statistik om genomsnittliga kötider, hur många lägenheter som fördelas per månad och hur många som väntar på plats.
”Det är många som efterfrågar statistik, till exempel nämnden och SKR, via det nationella uppföljningsverktyget Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK)”, säger Lisa.
Statistiken kan bland annat komma till nytta vid planering av den framtida utbyggnaden av särskilda boenden i kommunen. Partille står, precis som merparten av landets kommuner, inför en stor demografisk utmaning. Inom den kommande femårsperioden förväntas antalet invånare som är 80 år eller äldre ha ökat med drygt 20% – och ungefär 10% av invånarna i denna åldersgrupp har behov av en SÄBO-lägenhet.
—
Fakta om Partille kommun:
Antal invånare: 41 000
Andel invånare 80+: 4,8% (förväntas öka till 5,7% om fem år)
Antal invånare i Särskilt boende (SÄBO): ca 210