Från klick-zombie till kreativ problemlösare
Känner du igen ljudet? Klick … kopiera. Klick … klistra in. Klick … spara. Ljudet av monotont klickande är inte bara ljudet från tusentals svenska kontorsmiljöer. Det är också ljudet av outnyttjad potential. På sätt och vis skulle man kunna säga att vi lever i en paradox, där arbetsgivare investerar i rekrytering av drivna och välutbildade medarbetare – just för deras unika mänskliga förmågor – men sedan tvingas placera dem i arbetsmiljöer som alltför ofta kräver att de måste agera som mänskliga robotar vid sina tangentbord.
Resultatet blir en sorts klick-zombies – kompetenta medarbetare som sitter fast i en uppsjö av själsdödande, repetitiva och monotona arbetsuppgifter. Eller som en av våra kunder uttryckte det när vi driftsatte en automatiserad lösning förra året:
”Det ska bli så skönt att slippa den här idiotuppgiften! Det var inte för detta som jag läste fyra år på högskolan.”
Men att jobba som klick-zombie är inte bara ett problem för den enskilda medarbetarens arbetsglädje. Det är också en bromskloss för hela organisationen.
Den tysta produktivitetsdödaren
Att låta de skarpaste hjärnorna ägna sig åt robotaktigt arbete kostar – på flera olika nivåer:
Kompetensflykt: Talanger stannar inte gärna på en arbetsplats där deras förmågor inte tas tillvara. I en tid där kampen om kompetens är stenhård har organisationer helt enkelt inte råd att vara en mellanstation där medarbetare tappar gnistan och sedan söker sig vidare. Hög personalomsättning är en direkt kostnad, som bland annat kan kopplas till missnöje med monotont arbete.
Innovationsbroms: När alla är upptagna med huvudet nere i administrativa måsten, vem har då den mentala förmågan att lyfta blicken? Vem hinner ställa de avgörande frågorna: ”Kan vi göra det här smartare?” eller ”Vad behöver våra kunder i morgon som de inte vet om idag?”. Innovation föds ur kreativt utrymme, inte ur en ändlös att-göra-lista av repetitiva moment.
Kvalitetsbrister: Mänskliga hjärnor är fantastiska på komplex problemlösning, men notoriskt opålitliga när det gäller perfekt repetition. När vi är uttråkade gör vi misstag. En siffra hamnar fel i rapporten, ett viktigt mejl i kundtjänstflödet missas. Dessa misstag kostar tid, pengar och – kanske värst av allt – kundförtroende.
Se automationen som en kollega
När en digital medarbetare ”rekryteras” till arbetsplatsen uppstår ofta en befogad rädsla. Ska en robot ta över mitt jobb nu? På PS Provider har vi i snart tio år introducerat digitala medarbetare på svenska arbetsplatser – och vi kan med gott samvete säga att svaret på den frågan i stort sett alltid är nej.
Syftet med intelligent automation är ytterst sällan att ersätta en medarbetare. Intelligent automation handlar i stället om att avskaffa de robotliknande arbetsuppgifterna och frigöra medarbetarnas tid. Tänk på automationen som en uppskattad digital kollega. En outtröttlig assistent som älskar att göra det som vi människor tycker är tråkigt och tidskrävande. Den digitala kollegan hanterar data, fyller i formulär, skapar rapporter och flyttar information mellan system – med 100% precision, dygnet runt.
Så den digitala kollegan ersätter inte oss människor, den gör oss bättre på våra jobb!
Så föds en problemlösare
För den som inte redan har en digital kollega på jobbet kan det här resonemanget möjligen låta lite abstrakt. Den känslan hoppas vi snabbt kunna råda bot på med ett par väldigt typiska exempel från verkligheten:
Exempel 1: Ekonomen Anna
Före: Annas veckor bestod till stor del av att manuellt stämma av konton, jaga attester på leverantörsfakturor och sammanställa siffror i Excel-rapporter. Hon var en skicklig administratör.
Efter: Nu hanterar en digital kollega fakturaflödet och den grundläggande avstämningen. Anna övervakar processen och hanterar endast undantagen. Den frigjorda tiden lägger hon på att analysera företagets utgiftsmönster, förhandla bättre avtal med leverantörer och agera som affärsstöd till ledningen. Hon har gått från administratör till strategisk rådgivare.
Exempel 2: Kundtjänstmedarbetaren Erik
Före: När en kund ringde till Erik fick han ägna de första minuterna åt att febrilt skutta mellan tre olika system för att få en helhetsbild av orderhistorik, tidigare ärenden och fakturor.
Efter: När kunden ringer idag har Eriks digitala kollega redan samlat in all relevant information i en enda vy på Eriks skärm. Istället för att söka information kan Erik ägna hela samtalet åt att lyssna, bygga en relation och lösa kundens problem. Han kan till och med proaktivt se möjligheter till merförsäljning eller identifiera mönster i ärenden – mönster som kan leda till förbättringar av produkterna eller tjänsterna.
Från sparade minuter till frigjord potential
Det är frestande enkelt att mäta värdet av automation i sparade timmar. Och det är såklart en viktig parameter, som både vi och våra kunder mäter löpande. Men samtidigt missar vi en del av poängen om vi begränsar oss till att enbart analysera sparade minuter. Den verkliga vinsten ligger i den medarbetarpotential som frigörs – och den kan vi till exempel mäta i:
Ökad innovationskraft – för att medarbetarna får tid att förbättra processer
Förbättrad kundupplevelse – för att kundsamtalet kan fokusera på att bygga relationer i stället för på att administrera IT-systemen
Högre medarbetarengagemang – för att jobbet blir mer meningsfullt och utvecklande
De organisationer som lyckas med att se de digitala kollegorna som ett sätt att frigöra medarbetarnas potential är därför också de som får ut störst nytta av sin automation.
Ett sista medskick
Som du säkert har märkt har du nu tagit dig till slutet av den här texten. Men innan vi släpper iväg dig tänkte vi sätta igång ytterligare en liten tanke hos dig genom att skicka med en avslutande fråga: Vilken är den mest monotona zombie-uppgiften i ditt dagliga arbete som du skulle ”vilja dumpa i knät” på en digital kollega?
Om du hittar ett svar på den frågan så tycker vi att du ska ta chansen att prata med oss på PS Provider. Vi berättar mer än gärna hur vi kan hjälpa dig och dina kollegor att automatisera det själsdödande och monotona. Det fina med klick-zombies är nämligen att de skiljer sig från ”helt vanliga” zombies på en avgörande punkt: klick-zombieviruset är inte obotligt!
Du når oss på hello@psprovider.se.
