Automatiserade inkomstförfrågningar frigör tid
Halmstads kommun har automatiserat den manuella hanteringen av 4 500 blanketter
4 500 blanketter per år
Varje år måste alla personer med hemtjänst redovisa sin ekonomiska situation via en Inkomstförfrågan. I Halmstad rör det sig om cirka 4 500 personer som runt varje årsskifte behöver rapportera in en omfattande mängd uppgifter om sin och sin eventuella partners inkomster och boendekostnader. Underlaget används sedan för att fastställa avgiften för hemtjänsten – en avgift med ett tak som regleras i Socialtjänstlagen (SoL).
Möjligheten finns sedan ett par år att rapportera in uppgifterna digitalt, men merparten av de äldre i Halmstad väljer fortfarande att rapportera in uppgifterna på papper.
De inkomna blanketterna matas sedan in i Hemvårdsförvaltningens verksamhetssystem – ett arbete som är mycket tidskrävande och som tar ”gräsligt mycket tid”, för att citera avgiftshandläggarna Jenny Lemnell och Sanna Packalen Åkerblom på Hemvårdsförvaltningen.
"Kalaskul - det måste du skriva!"
”Att manuellt handlägga bara ett av de 4 500 ärenden som hanteras varje år kan ta uppemot 20 minuter i systemet”, berättar Jenny – och ger därmed också indirekt en förklaring till varför man inför kommande årsskifte har valt att automatisera detta omfattande manuella arbete med hjälp av oss på PS Provider.
Jenny hade redan erfarenhet av att automatisera en manuell process, i samband med migreringen av data till det nya verksamhetssystemet, medan det för Sanna var premiär att jobba med automatisering. Båda tycker dock att arbetet med processautomatisering har varit ”kalaskul – det måste du skriva!”
”Vi har till och med döpt vår robot till Alfred!”, säger de och skrattar glatt åt att ha uppkallat sin robot efter konsulten på PS Provider som har byggt lösningen åt dem.
Att den automatiserade processen sparar enorma mängder tid råder det inga tvivel om. Genom att flytta inmatningen från verksamhetssystemet till en optimerad intern e-tjänst sparas merparten av handläggningstiden in när tidsåtgången minskar från uppemot 20 till ”max ett par minuter” för vart och ett av de 4 500 ärendena. Resten av arbetet sköter roboten helt automatiskt i sina dagliga körningar. Grovt räknat så innebär en tidsbesparing på cirka 15 minuter per ärende drygt 1 100 insparade arbetstimmar per år. Det verkliga värdet blir däremot betydligt större om man också inkluderar nyttan av att slippa en mycket monoton och tråkig arbetsuppgift.
Premiär för human-in-the-loop
Att automatisera den här typen av arbetsuppgifter är i sig inte särskilt revolutionerande. De flesta processer som vi på PS Provider automatiserar fungerar på det sättet – att monotona och repetitiva arbetsuppgifter överlåts åt en digital medarbetare så att människorna i organisationen kan ägna sig åt mer kvalificerade uppgifter.
Det som däremot är första gången för Halmstad är att man denna gång även har vävt in det som kallas för ”human-in-the-loop” i flödet, alltså att roboten delegerar de ärenden som kräver manuell kontroll till handläggarna. I detta fall med stöd av modulen Action Center, som ingår i kommunens automationsplattform UiPath.
Den manuella hanteringen minimeras
För den automatiserade handläggningen av inkomstförfrågningar så handlar den manuella kontrollen om 7-8 olika scenarier, som alla har definierats genom tydliga regelverk. Det kan till exempel handla om att belopp avviker avsevärt från tidigare inrapporterade siffror. Då kan handläggaren snabbt validera de uppgifter som har matats in av roboten och sedan godkänna dem manuellt, eller vidta någon annan åtgärd. På så sätt minimeras handpåläggningen till att enbart kontrollera avvikelser i underlaget som roboten redan har knappat in i systemet.
De manuella arbetsuppgifterna fördelas automatiskt till rätt handläggare, som får en notis via mejl om att en åtgärd krävs i ärendet.
Utbyte av idéer ger nya möjligheter
Både Jenny och Sanna är mycket nöjda med den avlastning som roboten ger och ser stora möjligheter med att automatisera fler processer.
Och möjligheter finns det gott om, inte minst genom det utbyte av idéer som möjliggörs tack vare att vi på PS Provider är partner åt en lång rad kommuner som alltid är generösa med att dela med sig av hur de har löst liknande utmaningar i den flora av olika IT-system som behöver kunna samverka i en kommun.