Region Halland (ADH)
En omöjlig uppgift
Offentlig sektor står inför en enorm personalutmaning de kommande åren. Stora pensionsavgångar i kombination med en allt äldre 40-talistgeneration och låg tillväxt i arbetsföra åldersgrupper gör det enligt Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) till en omöjlig uppgift att nyanställa de över 13 000 per år som skulle behövas – om inget förändras. Att fler måste arbeta fler timmar är en del av lösningen, men det kommer enligt SKR också krävas helt nya lösningar för att klara det framtida välfärdsuppdraget.
Har sparat tiotusentals arbetstimmar
Ett alltmer populärt sätt att frigöra arbetstid är automatisering – och med hjälp av system- och konsulttjänster från PS Provider sparar en lång rad kommuner och regioner redan idag tiotusentals arbetstimmar årligen. En av de offentliga verksamheter som tar hjälp av oss på PS Provider för att effektivisera och automatisera är Region Halland. Vi har träffat verksamhetsutvecklare Elisabeth Olsson som arbetar inom ADH-förvaltningen (Ambulans, diagnostik och Hälsa) för att ta del av hennes erfarenheter av automatiseringsresan.
Minskat behov av nyanställningar
”Vi har konkreta exempel på hur automatiseringen har kunnat minska behovet av nyanställningar”, säger Elisabeth och berättar hur en av verksamheterna stod inför en nyrekrytering som kunde undvikas tack vare att en arbetsintensiv manuell rutin i stället automatiserades helt. ”I ett annat fall kunde vi undvika rekrytering av en heltidsvikarie under en längre sjukskrivning tack vare att Ernst täckte upp.”
Ernst – en uppskattad kollega
Ernst är alltså namnet som roboten har fått i Region Halland. Att döpa sina robotar är vanligt hos våra kunder, men i Halland har man gått ett steg längre. På HMC – Hjälpmedelscentrum – hittar vi Ernst i egen hög person, där han till och med har fått en egen kontorsstol, något som ytterligare understryker att Ernst är en ”väldigt uppskattad kollega”, som Elisabeth beskriver honom. ”Vi gratulerar honom till och med på namnsdagen varje år!” Att Ernst trots allt är en robot och saknar mänskliga känslor är kanske tur när Elisabeth med ett leende läser upp ett citat från en kollega: ”Ernst har börjat plocka en hel hög administrativa skituppgifter från oss.”
Börja med det ”klockrena”
När vi frågar Elisabeth om hon har några råd till andra organisationer som är nyfikna på automatisering så kommer svaret snabbt. ”Alla som jobbar inne i processerna måste förstå vad automation är och vilka möjligheter den ger. Kunskapen måste finnas hos varje enskild medarbetare, för det är de som har störst kunskap om processen. Börja med det ’klockrena’ – sedan kan ni lägga på specialfallen efterhand. Och tänk på att även om man inte kan automatisera en hel process, så är det ofta möjligt att automatisera delar av den.”
PS Provider coachar medarbetarna
För att medarbetarna ska känna sig trygga i möjligheterna med automation har de fått möjlighet till utbildning – och även coachning av PS Provider ihop med verksamhetsutvecklare, genom det koncept som vi kallar för AIM (Automatisera och Innovera Mera). Denna trygghet har också inneburit att förslag till möjliga automatiseringar, ”kandidatprocesser”, numera kommer från medarbetare i alla delar av verksamheten. För när man väl har insett vad som är möjligt att automatisera så går det fort att identifiera nya möjligheter.
”Trattkantarellprocessen”
”Jag brukar kalla det för Trattkantarellprocessen”, skrattar Elisabeth och avslöjar att hon också är en entusiastisk svampplockare. ”När man kommer ut i skogen så ser man först ingen svamp alls. Men när man väl har hittat den första trattisen – då ser man plötsligt att skogen är full av dem. Det fungerar precis på samma sätt med automatisering.”
Break-even efter 18 månader
Efter ett och ett halvt år med Ernst har medarbetarna på förvaltningen hittat över 120 olika kandidatprocesser som skulle kunna automatiseras. Hittills är 23 av dem driftsatta och efter ett och ett halvt år med Ernst har man under våren 2023 redan nått break-even i automatiseringsarbetet. Varje insparad timme går numera in på pluskontot, vilket i nuläget innebär en besparing motsvarande tre heltidsmedarbetare varje månad.
”Skulle inte Ernst kunna …?”
”Jag tror inte att jag har varit på ett enda möte de senaste åren där inte någon har börjat en mening med ’Skulle inte Ernst kunna …’”, sammanfattar Elisabeth medarbetarnas engagemang. Vilka processer som ska automatiseras – och i vilken ordning – är sedan en kombination av nyttokalkylen, verksamheternas egna prioriteringar och en önskan om rättvis fördelning mellan olika verksamheter.
Automatisering inget självändamål
Samtidigt är Elisabeth noga med att poängtera att automatisering aldrig är ett självändamål. Att analysera kandidatprocesser handlar lika mycket om verksamhetsutveckling som om automatisering.
”Ibland tittar vi närmare på en kandidatprocess och märker att den i stort sett inte tillför något värde alls för verksamheten eller för våra kunder. Då slutar vi helt enkelt med den. I andra fall hittar vi sätt att göra den mer effektiv, eller så finns det andra bättre tekniska lösningar. Det som blir kvar får Ernst ta hand om.”
Elisabeth Ohlsson
Elisabeth Olsson arbetar som verksamhetsutvecklare inom Hälsa och funktionsstöd på Region Halland. Verksamheten ingår i ADH-förvaltningen som samlar Ambulans och sjukresor, Medicinsk diagnostik, samt Hälsa och funktionsstöd. Som stöd i automatiseringen använder man en Blue Prism-uppsättning med multipla robotar som delas med andra verksamheter i Region Halland, i kombination med schemaläggningstjänsten C TWO (tidigare RPA Supervisor) som optimerar utnyttjandet av robotarna.
PS Provider
PS Provider består av ett gäng grymma problemlösare som gillar att hjälpa företag och organisationer att prestera bättre genom processutveckling och smart utnyttjande av teknologi. Vi arbetar med Intelligent Automation och utnyttjar RPA, Machine Learning, conversational AI och Artificiell Intelligens för att designa och automatisera processer samt skapa framtidens organisationer. Våra medarbetare har mest erfarenhet av RPA i Norden och är helt dedikerade att vara strategiska rådgivare och implementera disruptiv teknologi som möjliggör effektiv etablering och snabb skalning av ”digitala medarbetare” och ”virtuella arbetsstyrkor”.
