Det är en jublande glad Anna Ebeling från Kungsbacka kommun som vi får prata med på Teams. Några veckor innan vårt möte har kommunen sjösatt ett helt automatiserat flöde för elektronisk underskrift av höstterminens betygskataloger* i grundskolan.

Möjligheten att testköra processen i stor skala hade varit begränsad, så nervositeten var påtaglig när processen skulle köras igång skarpt i mitten av december. Men allt gick perfekt!

”Tidigare har skoladministratörerna skrivit ut cirka 2 700 betygskataloger på papper varje termin”

”Tidigare har skoladministratörerna skrivit ut cirka 2 700 betygskataloger på papper varje termin – och alla lärare har sedan behövt komma in och skriva under dessa manuellt på skolexpeditionen”, säger Anna Ebeling, IT-utvecklare på Kungsbacka kommun och projektledare för den digitaliserade betygskatalogen. ”Nu har vi automatiserat och digitaliserat hela den processen!”

Och som alla med lite insyn i offentlig sektor vet – alla dessa papper har sedan behövt arkiveras fysiskt. I den automatiserade processen skrivs i stället betygskatalogerna under elektroniskt av lärarna och sparas sedan automatiskt i e-arkivet.

Automatiseringen omfattar alla betygskataloger för årskurs 6–9, men för avgångsklasserna har den ett extra stort värde.

”Bara två dagar efter att höstterminens betygskataloger färdigställs behöver avgångsklassernas betyg vara inskickade som underlag till den preliminära gymnasieantagningen”, berättar Anna Ebeling.

Som en extra bonus i projektet kunde alla skoladministratörer följa processen i realtid. I en rapport, en webbsida, gick det att kontrollera vilka betygskataloger som hade skickats ut, vilka som hade skrivits under och vilka som hade avvisats för att de behövde korrigeras. I samma rapport kunde skoladministratören dessutom skicka ut en korrigerad betygskatalog igen – ett uppdrag som gavs förtur i robotens arbetskö.

Kungsbacka har ett stort antal automationer i produktion och deras två robotar, Ebbot och Ebba, arbetar dygnet runt med arbetsuppgifter åt kommunens förvaltningar. Arbetet med betygskatalogen krävde dock att båda robotarna la allt annat arbete åt sidan i nästan ett helt dygn, vilket såklart ställde krav på intern samordning i kommunen.

Just detta dilemma är för övrigt något som även SS&C Blue Prism har uppmärksammat och i kommande versioner av plattformen kommer det finnas goda möjligheter att aktivera ”burst capacity” för att tillfälligt utöka den digitala arbetsstyrkan, vilket minskar behovet av att pausa annat robotarbete.

Juridiken tillåter för närvarande inte att elevens termins-eller slutbetyg skrivs under elektroniskt, även om åtminstone vi tycker det känns troligt att detta så småningom kommer att förändras. Fram till dess fortsätter Kungsbacka kommun i stället arbetet med att anpassa sin lösning för betygskatalogen till gymnasieskolan.

”Övriga delar kan vi utan problem återanvända till gymnasiet.”

”Grundskolan och gymnasieskolan använder två olika IT-system för betygen, så just den delen av processen behöver vi bygga om”, berättar Anna Ebeling. ”men övriga delar kan vi utan problem återanvända till gymnasiet.”

Den som är nyfiken på att få höra mer om hur Kungsbacka kommun lyckades automatisera och digitalisera processen för att skriva under betygskataloger med elektronisk underskrift kan kontakta oss på PS Provider så förmedlar vi kontaktuppgifter.

PS Provider är mångårig automationspartner till Kungsbacka kommun, men idag står kommunen i huvudsak på egna ben när det gäller automation i SS&C Blue Prism. Automatiseringen av betygskatalogen har utvecklats helt av kommunens egna medarbetare.

Utvecklingen i SS&C Blue Prism-plattformen görs med stöd av ett ramverk som PS Provider tillhandahåller och som förenklar mycket av arbetet med att automatisera processer.

* Betygskatalog är den officiella dokumentation där en skola registrerar och bevarar alla satta betyg.

Foton: Kungsbacka kommun