Folkhögskolan är en unik utbildningsform. Här finns inga centrala läroplaner, inga betyg i traditionell mening och ett starkt fokus på individen, gemenskapen och lärandet i grupp. För många deltagare (elever) är folkhögskolan en andra chans – en väg tillbaka till studier, arbete och självförtroende.

I likhet med övriga regioner driver Region Värmland flera egna folkhögskolor, fem stycken med olika profiler – från musik och konst till spelutveckling, natur, friluftsliv och allmän kurs. Tillsammans tar de emot omkring tusen deltagare varje år, varav närmare hälften bor på internat under studietiden.

Varje månad fakturerar regionen sina 450 internatboende deltagare för kost och logi. Utöver det tillkommer serviceavgifter och kursavgifter för samtliga deltagare, vilket innebär ytterligare 1 000 fakturor två gånger per termin. Detta arbete har – fram tills alldeles nyligen – hanterats helt manuellt. Numera är flödet automatiserat.

”Vi har ett väldigt stelt och oflexibelt faktureringssystem”, berättar Per-Erik Dahlén, administrativ chef på Kristinehamns folkhögskola. ”För att skapa fakturor krävdes att vi fyllde i komplexa Excel-mallar helt felfritt – det var inte ens tillåtet att använda enklare formler. Varje ändring behövde därför göras manuellt på flera ställen, och varje månad såg lite olika ut.”

Påsklov, sjukskrivningar, delade rum, kostavdrag eller förändrade boenden – allt behövde hanteras för hand. Och felen smög sig ofta in när koncentrationen brast.

”Våra manuella fel gick i flera led innan de blev åtgärdade. Och varje led skapade merarbete för någon annan”

”De första 20 fakturorna gick väl bra. Sedan räckte det att någon kom in i rummet och ställde en fråga, och plötsligt är det ’nån Gunnar i Östersund’ som har råkat få en faktura”, säger Per-Erik med ett skratt.

När felen upptäcktes var det dessutom ofta sent i processen. Ibland hade ett antal fakturor redan skickats iväg, vilket i sin tur ledde till krediteringar, återbetalningar och ytterligare arbete för ekonomiavdelningen.

”Våra manuella fel gick i flera led innan de blev åtgärdade. Och varje led skapade merarbete för någon annan”, beskriver Per-Erik konsekvenserna som en enkel felskrivning kunde få.

När PS Provider kopplades in var utgångspunkten inte att förändra verksamheten, utan att anpassa tekniken efter hur arbetet faktiskt går till. Den första processen som automatiserades var internatfaktureringen – en del som länge har varit både tidskrävande och felkänslig.

I grunden är den nya automatiserade lösningen medvetet enkel. Varje folkhögskola ansvarar fortsatt för sitt eget underlag och har en utsedd person som ansvarar för innehållet. Men det enda de behöver göra numera är att registrera avvikelser – till exempel om en deltagare har varit sjuk, haft kostavdrag, delat rum eller fått en justerad rumsavgift. All grundinformation om vilka som bor på internat och vilket rum de tillhör hämtas däremot automatiskt från skolsystemet via API-anrop.

”Det monotona arbetet med många felkällor tog tidigare flera dagar varje månad. Nu tar det fem minuter!”

Roboten uppdaterar sedan underlaget, validerar att allt stämmer och skapar slutligen en korrekt fil som kan läsas in i ekonomisystemet.

”Roboten gör det den är bäst på”, säger Per-Erik. ”Det monotona arbetet med många felkällor, det som tidigare tog flera dagar, varje månad. Nu tar det fem minuter!”

Parallellt med att internatfaktureringen införs pågår utvecklingen av nästa steg: automatiserad fakturering av kurser, vilket alltså även omfattar de deltagare som inte bor på internaten. Detta innebär att ytterligare flera tusen fakturor kan automatiseras. Utöver den direkta tidsbesparingen innebär den automatiserade lösningen också helt nya möjligheter att planera i förväg.

”Nu kan vi i princip förbereda allt i förväg”, säger Per-Erik. ”Praktikperioder, uppehåll i fakturering, specialfall. Det ger en helt annan kontroll.”

”Tidigare kunde det handla om stora belopp som deltagare behövde betala terminsvis, helt enkelt eftersom vi inte hade möjlighet att administrera uppdelade månadsfakturor. Men det kan vi göra nu.”

En ytterligare positiv effekt är möjligheten att dela upp stora fakturor över flera månader, något som gör stor skillnad för deltagare på mer kostsamma utbildningar, till exempel inom spelutveckling.

”Tidigare kunde det handla om stora belopp som deltagare behövde betala terminsvis, helt enkelt eftersom vi inte hade möjlighet att administrera uppdelade månadsfakturor. Men det kan vi göra nu.”

Just spelutveckling är för övrigt en av de spetsutbildningar som Kristinehamns folkhögskola erbjuder. Skolans förhoppning är nämligen att kunna förse den värmländska spelindustrin med unika hantverkare inom spelutveckling. Detta är en utveckling som också ligger helt i linje med den ambition som skolans rektor Peter Gillenstrand uttryckte i en intervju med Nya Wermlands-tidningen när han tillträdde i början av 2025: ”Jag vill sätta skolan på nördkartan!”

Och när vi ändå är inne på nördar. Vad tycker Per-Erik om ”nördfaktorn” på Viktor, konsulten från PS Provider som har lett arbetet med att automatisera faktureringsrutinen?

”Viktor har verkligen gjort underverk!”

”Själv är jag jättedålig på datorer – men jag vet vad jag vill ha”, svarar Per-Erik. ”Och Viktor är fruktansvärt bra på att fånga upp det”, fortsätter han. ”Han är både übersmart och lösningsorienterad – och han kommunicerar så att man förstår. Det är inte alltid en självklar kombination hos IT-konsulter”, ´säger han och gör en jämförelse med sina tidigare erfarenheter från förlagsbranschen.

”Viktor har verkligen gjort underverk!”, konstaterar Per-Erik.

För folkhögskolorna i Region Värmland handlar verksamheten ytterst om människor. Många av deltagarna på skolan har haft svårt att klara gymnasiet, trots att de har potential att vara mycket högpresterande. På folkhögskolan i Kristinehamn får de en möjlighet att blomma ut.

”På folkhögskolan hittar deltagarna en tillhörighet och känner en trygghet som bidrar till att man växer som person”

”På allmän kurs kommer många från problematisk skolfrånvaro, men på folkhögskolan hittar deltagarna en tillhörighet och känner en trygghet som bidrar till att man växer som person samtidigt som man läser in sina behörigheter”, säger Per-Erik.

”En annan målgrupp är de som söker till skolans yrkes- eller intresseinriktade kurser”, fortsätter han. ”Här möts personer från vitt skilda bakgrunder som ser en framtid inom spelindustrin eller vill fördjupa sig i sitt intresse. Kurserna vänder sig till de som vill lära sig från grunden eller yrkesverksamma som vill utveckla sina färdigheter.”

När Per-Erik Dahlén kopplar ner sig från vårt Teams-möte, från ett soldränkt kontor några kilometer från Vänerns nordöstra strand, är det starkaste intrycket vi tar med oss från vårt samtal att en verksamhet som får ungdomar att blomma ut och växa som människor aldrig ska behöva slösa bort sin tid på att bråka med krångliga IT-system!

Känner du igen dig? Vi kan automatisera faktureringen på din folkhögskola också! Kontakta oss på hello@psprovider.se