När vi automatiserar processer åt våra kunder är det oftast tidsbesparingen som syns först. Mindre manuellt arbete, färre knapptryck och lägre tidsåtgång för processer som tidigare kanske slukade flera dagars arbete varje månad.

I genomsnitt sparar våra kunder sju arbetstimmar per nedlagd utvecklingstimme redan under det första året – och sedan fortsätter det så, år efter år. Totalt har vi sparat över 1 200 000 arbetstimmar åt våra kunder, vilket har frigjort mycket stora ekonomiska värden.

Men insparade pengar är faktiskt långt ifrån den enda nyttan med att införa en digital medarbetare. Och ibland är pengarna inte ens det viktigaste.

Ett exempel på hur en digital medarbetare kan skapa helt andra värden är automatiserad vikarietillsättning. Tänk dig en situation där en anställd vid en kommunal förskola sjukanmäler sig vid 20-tiden en onsdagkväll. På torsdag morgon kommer kommunens bemanningsenhet till jobbet, noterar sjukanmälan och kontaktar första tillgängliga vikarie ur vikariepoolen. Någon timme senare är vikarien på plats på förskolan, men då är ju verksamheten ofta redan i full gång.

När vi automatiserade just den processen i en kommun blev den avgörande skillnaden att den digitala medarbetaren i stället genomför samma arbete under natten, vilket innebär att vikarierna kan vara på plats redan när förskolan slår upp portarna för dagen.

Det är inte en automatisering som sparar särskilt mycket arbetstid. Däremot säkerställer den att kommunens förskolor har full bemanning redan när barnen anländer, vilket leder till att barnen, föräldrarna och kollegorna på förskolan blir mer nöjda med hur vikarietillsättningen fungerar.

Att räkna på insparad tid är ofta enkelt. Vi mäter helt enkelt arbetstiden för att utföra en arbetsuppgift och multiplicerar med antalet gånger som uppgiften måste utföras per år. Men hur gör vi för att identifiera och värdera andra nyttor med en automatisering?

När vi ska utvärdera olika automationsidéer brukar vi genomföra en Process Discovery Workshop tillsammans med våra kunder, ett arbetssätt där vi gemensamt och på ett systematiskt sätt utvärderar olika idéer och prioriterar dem utifrån de olika värden som skapas. Olika nyttor diskuteras i grupp och dessa nyttor poängsätts sedan utifrån en kvalificerad bedömning från verksamhetsexperterna.

Idéerna förs sedan in i en matris där de visas som cirklar i ett diagram. Ju längre till höger en cirkel placeras, desto högre har verksamheten värderat kvalitetsaspekterna. Ju högre upp cirkeln placeras, desto enklare har vi på PS Provider bedömt att det är att implementera lösningen. Slutligen indikerar storleken på respektive cirkel de ekonomiska vinsterna. Cirklarnas storlek och placering avgör sedan prioriteringsordningen för de automationsidéer som verksamheten har identifierat. Och det intressanta är att resultatet då ofta blir att det inte är processen som sparar mest pengar som prioriteras högst.

Vill du se konkreta exempel på ekonomiska och kvalitativa värden som utvärderas i en Process Discovery Workshop? Kika bakom rutorna!

Den här texten skrapar bara lite på ytan på vårt arbetssätt. Vill du veta mer om vilka värden en digital medarbetare kan skapa i just din organisation? Kontakta då oss på hello@psprovider.se så berättar vi gärna mer.