I januari 2025 fördubblades friskvårdsbidraget i Eslövs kommun – från 1 500 till 3 000 kronor per medarbetare och år. ”Att investera i våra anställdas hälsa är alltid väl använda pengar”, motiverade kommunstyrelsens ordförande Johan Andersson (S) beslutet när det presenterades.

Ett år senare är trenden tydlig: ansökningarna om friskvårdsbidrag har ökat kraftigt, inte minst under årets sista månad. I december ansökte nästan hälften av kommunens 3 500 medarbetarna om friskvårdsbidrag, vilket motsvarar en tredjedel av de ansökningar som lämnade in under 2025. Dessutom ökade andelen medarbetare som någon gång under året ansökte om friskvårdsbidrag med mer än 20%. Populäraste aktiviteterna? Massage, gymkort och fotbehandlingar!

En sådan anstormning skulle för bara något år sedan ha satt hård press på kommunens lilla grupp av lönekonsulter, men inte detta år. Den gamla lösningen med handskrivna blanketter med fasthäftade kvitton som först skulle godkännas av närmaste chef och sedan skickas via internposten har nämligen ersatts av ett digitalt och helt automatiserat flöde. Ett flöde som inte bara förenklar ansökan och handläggning, utan också avsevärt förkortar handläggningstiderna.

”De sista ansökningarna för året lämnades faktiskt in på nyårsafton”, berättar digitaliseringsstrateg Helena Månsson på Eslövs kommun.

Möjligheten att ansöka så sent på året står i skarp kontrast till alla de arbetsgivare runt om i landet som kräver att ansökningar ska lämnas in med minst en månads marginal till årsskiftet för att handläggningen ska hinnas med.

I praktiken fungerar det så att medarbetaren matar in i en e-tjänst vad man söker ersättning för. Där laddar man också upp sina kvitton, intygar att uppgifterna är korrekta och skickar in ärendet. Sedan tar kommunens flitiga digitala medarbetare ”Doris” över. För varje ärende kontrolleras att det sökta beloppet inte överstiger det utrymme som medarbetaren har kvar att disponera. Om alla uppgifter är korrekta så matar roboten in uppgifterna i HR-systemet eCompanion – och ersättningen betalas ut direkt på nästa lön.

Den nya automatiserade processen har dels förenklat ansökningarna för medarbetarna i kommunen. Men minst lika viktigt är att Eslövs lönekonsulter har kunnat öka kvaliteten i sina arbetsuppgifter när denna omfattande och enformiga manuella arbetsuppgift i stället utförs av en robot. Dessutom frigörs mycket arbetstid, vilket är extra viktigt under den korta decembermånaden när ansökningarna vanligtvis har sin topp.

Effekten har blivit att lönekonsulterna upplever arbetet som mindre stressigt och mer balanserat när de kraftiga topparna i ansökningar hanteras automatiskt. Samtidigt kan delar av den insparade arbetstiden dessutom användas till fortsatt utvecklingsarbete.

”Lönekonsulterna är mitt uppe i ett stort projekt där de digitaliserar alla gamla pappersblanketter – så ju mer tid vi frigör åt dem, desto mer tid kan de ägna åt det projektet”, förklarar Helena Månsson.

I Stadshuset kan alla som passerar löneavdelningen följa resultatet av detta arbete på en tavla som uppdateras i takt med att analogt blir digitalt.

Den automatiserade processen för friskvårdsbidraget har utvecklats av oss på PS Provider på kommunens UiPath-plattform. E-tjänsten har utvecklats av kommunens egna medarbetare i Open ePlatform.

Bilder: Eslövs kommun