Från 14 dagar till bara en!
Ale kommun har effektiviserat anställningsprocessen med automation
När en chef i Ale kommun har anställt en ny medarbetare eller förlängt en anställning sker handläggningen i HR-systemet numera blixtsnabbt. Ledtiden har kortats från uppemot två veckor – till att i praktiken kunna bli klar på samma dag. Hemligheten? En kombination av en nyutvecklad e-tjänst, införandet av digital signering och en ny automatisering byggd av oss på PS Provider.
Från tungt manuellt arbete till digital precision
Kommunen hade redan sedan tidigare identifierat anställningsprocessen som en av de mest tidskrävande uppgifterna på HR-området. En fortsatt utredning ledde därför fram till att en ny intern e-tjänst utvecklades, där rekryterande chef på ett förenklat sätt kan mata in alla relevanta uppgifter om sin nyanställning, till exempel personuppgifter, arbetstid, lön och schema. Redan genom denna förändring var mycket vunnet, framför allt för alla rekryterande chefer i kommunen – men uppgifterna i e-tjänsten behövde fortfarande matas in manuellt i HR-systemet.
”Det är inte den mest givande arbetsuppgiften att sitta och flytta information från ett ställe till ett annat”, säger Linnea Eskilsson Almqvist, lönechef i Ale kommun.
En sådan arbetsuppgift passar däremot alldeles utmärkt för en digital medarbetare – och så fick det alltså bli. Under hösten har därför Ales digitala medarbetare ”Lönsam” helt övertagit ansvaret att lägga upp nya medarbetare i HR-systemet, inklusive att skapa deras arbetsscheman, kontrollera pensionsavtal och mycket annat.
Ett samspel mellan teknik och verksamhet
Ale kommun använder sedan flera år automationsplattformen Blue Prism, bland annat för automatisering av ekonomiskt bistånd. Den nya processen för anställningar skiljer sig dock lite från övriga automationer eftersom den utnyttjar den tekniska möjligheten att trigga roboten via ett API-anrop. Det innebär alltså att roboten inte är schemalagd att arbeta med anställningar på vissa tidpunkter, utan att den i stället börjar arbeta direkt när e-tjänsten har registrerat ett nytt ärende. Detta är ytterligare ett skäl till att anställningsprocessen numera går så snabbt att administrera.
Snabbare, säkrare – och mer meningsfullt arbete
Resultatet är tydligt: ledtiden har minskat från uppemot två veckor till att i praktiken kunna slutföras samma dag – förutsatt att den nya medarbetaren signerar avtalet digitalt ”med vändande post”, för att återanvända ett uttryck från den numera skrotade rutinen med utskickade pappersavtal.
Linnéa Eskilsson Almqvist bedömer att kommunen dessutom sparar omkring 30 minuters arbetstid per ärende tack vare den nya processen, vilket motsvarar över 750 timmar per år på de cirka 1 500 rekryteringar som HR ansvarar för. Uppemot hälften av den tiden sparas in genom att automatisera registreringen i HR-systemet.
”Det här frigör tid som vi kan använda till sådant vi inte riktigt har hunnit med – att utbilda, skapa digitala material och vara mer tillgängliga för cheferna”, berättar hon.
För lönechefen är det dock inte bara tiden som räknas.
”Målet har hela tiden varit en kvalitetssäkrad och hållbar process, inte bara effektivitet”, säger hon och avslutar vårt samtal med att beskriva en av de många nyttor som kan vara lite svåra att visualisera i ett stapeldiagram: ”Många av medarbetarna kommer nog känna en lättnad – nu slipper man oroa sig för att mata in fel värden när alla siffror ska flyttas manuellt”.
