Alla organisationer drabbas någon gång av störningar i IT-driften. För att kunna hantera dessa störningar finns det kontinuitetsplaner som ska säkerställa att verksamheten ska kunna fortsätta med så få störningar som möjligt. I kommuner och regioner, som till stora delar utför samhällsviktig verksamhet, är kontinuitetsplaneringen en vital del av krisberedskapen.

På PS Provider har vi vid flera tillfällen byggt automationer som bidrar med lösningar när till exempel ett IT-haveri inträffar. En av de stora styrkorna med våra digitala medarbetare är nämligen att de kan interagera med alla olika system som en organisation har tillgång till – och kan därför möjliggöra kreativa lösningar som inte är inbyggda i systemen.

Tillgången till data är en av de saker som är extra kritisk när ett IT-system havererar. Även om det finns backuper är det inte säkert att dessa går att läsa i klartext när ett system ligger nere, eller så är störningarna så omfattande att det inte ens går att komma åt backuperna.

En av de verksamheter som är extra känsliga vid en IT-störning är socialtjänsten, som bland annat omfattar schemaläggning för hemtjänsten. Eftersom scheman ändras hela tiden, till exempel om en person har flyttat hem igen efter tillfällig vistelse på sjukhus eller korttidsboende, är tillgång till aktuella scheman helt avgörande. Hos en av våra kunder har vår digitala medarbetare därför tränats upp att dagligen exportera aktuella hemtjänstscheman och kopiera dem i läsbart format till en helt fristående resurs som kommunen har tillgång till. På så sätt riskerar minimeras risken att någon klient inom hemtjänsten missas om det ordinarie schemasystemet inte går att komma åt.

Ett annat liknande exempel handlar om att automatiskt exportera viktig information om klienter i socialtjänsten till ett läsbart format som sedan kan skrivas ut till papperskopior i verksamheten. Syftet med denna lösning är att eliminera risken för att informationen inte är tillgänglig vid en större IT-störning.

Ett konkret exempel på när den här typen av lösningar kan vara helt avgörande var när ett upphandlat bussbolag i början av 2025 fick stora störningar i sina system. I vissa delar av landet togs beslutet att helt ställa in busstrafiken under morgontimmarna, eftersom det var omöjligt att veta vem som skulle köra vilken rutt. I andra regioner fanns det däremot förberedda kopior av samtliga scheman – och trafiken kunde rulla på obehindrat. Att automatiserat och systematiskt arbeta med att skapa externa och läsbara kopior var i detta fallet alltså skillnaden mellan bussar som rullade och bussar som stod stilla.

Är du också nyfiken på hur digitala medarbetare kan bidra till er kontinuitetsplanering?

Kontakta oss så berättar vi mer: hello@psprovider.se