För bara några år sedan krävdes alltid strukturerad och otvetydig indata för att kunna automatisera en process. Tack vare AI-revolutionen ser den verkligheten i dag helt annorlunda ut. “Med AI kan vi automatisera processer som hade varit helt omöjliga annars”, säger Helene Knox, RPA-utvecklare på PEAB.

Ett sådant konstaterande lockar såklart till fler frågor, men innan vi fördjupar oss i AI och automation ska vi göra en liten utflykt till 1950-talet, då historien om byggjätten i skånska Förslöv tog sin början.

Våren 1959 fick lantbrukaren Karl Paulsson på Bjärehalvön ett oväntat besök. Det var fjärdingsman Johnsson som tittade förbi för att fråga om Karl möjligen kunde åta sig att hämta och tömma sopor och latriner hos de allt mer vanligt förekommande sommarturisterna. Och att frågan gick just till Karl var ingen slump – han ägde nämligen Bjärehalvöns enda traktor.

Karl tackade nej, han hade ju ett lantbruk att sköta, men hans två söner Erik och Mats såg genast möjligheten att tjäna lite extra pengar. Dock under förutsättning att fjärdingsmannen kunde tänka sig att utfärda ett traktorkörkort till den yngste av dem, 14-årige Mats. Så blev det – och den första upplagan av PEAB hade sett dagens ljus.

Drygt 65 år senare omsätter koncernen omkring 60 miljarder kronor och har 13 000 medarbetare i Sverige, Danmark, Norge och Finland. Från en ensam traktor till en av Nordens största bygg- och anläggningskoncerner – och i dag alltså även en organisation i framkant inom intelligent automation.

PEABs resa tillsammans med oss på PS Provider är betydligt kortare än så, men ändå lång med automationsmått mätt. Redan 2017 introducerade vi RPA-splattformen SS&C Blue Prism på PEAB, och under de första åren automatiserades ett stort antal processer inom ekonomiområdet.

Den interna efterfrågan på automation ökade snabbt och i takt med det byggde PEAB upp egen förmåga. I dag har bolaget tre interna automationsutvecklare och åtta digitala medarbetare som hanterar mellan 30 och 40 automatiserade processer.

”En väldig blandning av automationer”

”Det är en väldig blandning av automationer”, säger Helene när hon beskriver automationerna som rullar i dagsläget. ”Vissa automationer är mycket tidskritiska, medan andra i stället är väldigt omfattande, med tiotusentals ärenden som ska hinna hanteras, ofta nattetid.”

Att ha åtta digitala medarbetare på ”lönelistan” kan få en del komiska följder när dessa även står för mycket av kommunikationen. PEAB har nämligen, precis som de flesta av våra kunder, gett sina robotar ett mänskligt namn. Valet landade på Roberta, ett av de vanligare robotnamnen. (Andra exempel är Doris, Blixten och Ulla-Bella.)

”Roberta kommunicerar ju både internt och externt – så det händer ofta att någon ringer oss och vill prata med henne för att reda ut någon detalj”, berättar Helene med ett skratt. ”I början var många också skeptiska till att en robot hade varit inne och tittat på information som de hade skickat, men egentligen är det ju mycket tryggare. Roboten minns inte vad den har sett – och den bryr sig ju inte heller om något annat än den information som behövs för att slutföra uppgiften.”

Men hur var det då med de där nya förmågorna som AI har möjliggjort? Jodå, Helene kan snabbt ge ett konkret exempel på en automation som inte hade varit möjlig med enbart traditionell RPA.

Med 13 000 medarbetare som reser, träffar kunder och deltar i möten uppstår det varje dag stora mängder småutlägg, till exempel parkeringsavgifter eller resekostnader – från en uppsjö olika leverantörer. För att få ersättning för utläggen måste alla kvitton fotograferas, laddas upp och granskas – inte minst för att hämta ut detaljer om till exempel momssatser och utgiftstyp.

Tidigare var denna granskning ett manuellt arbete, men i dag har AI tagit över stora delar av jobbet. Med hjälp av en dokumentförståelsetjänst från Microsoft tolkar AI kvitton och extraherar relevant information, även när underlaget är ostrukturerat eller svårtolkat.

“Det är precis den här typen av processer som vi inte har kunnat automatisera tidigare”, säger Helene. “Nu kan AI tolka informationen, även när den inte är perfekt strukturerad.”

All AI-användning på PEAB styrs av tydliga riktlinjer som definierar vilka lösningar som är tillåtna, hur data får användas och hur AI-genererat material ska märkas upp. Inom dessa ramar är friheten däremot stor.

”Håller man sig där har man stort spelutrymme”

”Alla våra AI-tjänster ligger i en svenskbaserad Microsoft-miljö”, berättar Karl-Viktor Pettersson, HEAD of AI på PEAB. ”Den miljön har vi klassat som säker att använda – och håller man sig där har man stort spelutrymme.”

När vi frågar Helene Knox vad som är nyckeln till att lyckas med AI i automatiserade flöden kommer svaret direkt. ”Prompten! Det är där man måste lägga fokus”, säger hon, innan hon beskriver hur hon hanterar en av språkmodellernas stora baksidor – att de så gärna vill svara på allt, ibland mot bättre vetande. ”En av de viktigaste instruktionerna i prompten är att AI ska svara ’Jag vet inte’ om den inte vet svaret. Då undviker man att den gissar.”

Ett annat knep som Helene använder är att instruera AI att redovisa sitt resonemang, exempelvis hur den har räknat fram en totalsumma. Detta ger dels ledtrådar till hur prompten kan förbättras, men möjliggör också validering i nästa steg. Detta är dessutom en förutsättning för samarbetet mellan AI, RPA och människa – det som vi på PS Provider brukar kalla för Automationstriangeln. När till exempel kvitton ska kontrolleras så är det AI som tolkar ut detaljerna i de kvitton som har bifogats, men användaren har också fått ange ett totalbelopp. På det sättet kan roboten kontrollera att de siffror som AI har tolkat stämmer överens med det angivna totalbeloppet. Om det uppstår en avvikelse kan det utförligare resonemanget användas för att identifiera brister i prompten som kan rättas till inför nästa körning.

”Det är ingen hemlighet att AI gör fel ibland”, säger Helene Knox, ”men hittills har inget fel följt med hela vägen – utan det har i så fall upptäckts av roboten i nästa steg”.

Som en naturlig konsekvens av den täta kopplingen mellan RPA-automation och AI har PEAB nyligen fört samman dessa två delar i ett nytt AI- och Automations-team. Utöver AI-stödd automation ansvarar teamet bland annat också för bolagets Copilot-miljö, där bland annat interna utbildningsinsatser är en del av strategin för att maximera nyttan av AI-satsningen.

”Ett av våra mål är att vi ska kunna låsa upp många fler automationer genom att kombinera RPA och AI”, säger Karl-Viktor Pettersson som avslutning på vårt samtal – en ambition som PEAB är på god väg att uppfylla.