Även väl fungerande automatiseringar stöter ibland på hinder. Ibland kan det var något så enkelt som att en tillverkare lanserar en ny sorts prickig korv. Det är då vi på PS Provider tar AI till hjälp.

För några år sedan automatiserade vi konteringen av leverantörsfakturor för en av våra kunder. När en faktura kommer in så kontrolleras varje artikelrad mot ett register där tusentals produkter har matchats mot rätt bokföringskonto – till exempel ”Livsmedel” eller ”Rengöringsprodukter”. Varje år bokförs tiotusentals fakturor automatiskt, vilket har sparat stora mängder manuellt, repetitivt och trist arbete för kunden.

Men det fanns ett återkommande problem. Nya produkter introduceras löpande i leverantörernas sortiment. Och när en artikel dök upp som inte tidigare hade bokförts så saknade vår digitala medarbetare kunskap om vilket bokföringskonto som skulle användas. Uppemot var tionde faktura fastnade då i processen och behövde fortsatt hanteras manuellt.

Och den lilla tuva som stjälpte detta stora lass kunde alltså vara något så enkelt som en halvkilosförpackning med prickig korv.

Eftersom hela vår affärsidé är att automatisera manuella flöden så gillar vi såklart inte att misslyckas med de där sista 10 procenten. Därför började vi undersöka möjligheterna att ta hjälp av AI, något som vi gör ganska ofta i olika automationer. Och detta flöde visade sig ha ovanligt goda AI-förutsättningar:

• Det fanns ett tydligt regelverk att ”mata” AI med
• De möjliga bokföringskontona var få och väldefinierade
• Produktnamnet kom in i ett digitalt och strukturerat format
• Underlaget innehöll ingen känslig information
• Datamängderna gjorde AI-kostnaden förutsägbar och mycket låg

AI fick alltså en mycket avgränsad arbetsuppgift: att avgöra vilket av ett fåtal möjliga bokföringskonton som bäst motsvarade produktens innehåll – helt och hållet baserat på produktnamnet. Om artikeln exempelvis heter ”Prickig korv, skivad, 500 g” så räcker det för att AI-modellen ska kunna förstå att det handlar om ett livsmedel och ska bokföras enligt det.

Alla som någon gång har ställt en fråga till AI vet att svaret ibland kan bli lite svajigt. Därför har vi valt att under införande- och kvalitetssäkringsfasen lägga in det identifierade kontot som ett förslag i verksamhetens register – flaggat med en AI-markering. Medarbetarna informeras automatiskt och kan därefter granska och godkänna förslaget innan det börjar användas fullt ut.

Den första tidens erfarenhet visar dock att AI är mycket träffsäkert och i praktiken identifierar rätt konto i samtliga fall. Den mänskliga valideringen kommer därför i nästa steg ersättas med stickprovskontroller.

Möjligheterna med AI diskuteras ofta med fokus på stora visioner och otroliga framtidsscenarier. Det här exemplet från verkligheten visar i stället på värdet med AI ur ett annat perspektiv.

Den största nyttan uppstod inte genom att ersätta en hel arbetsprocess. Den nyttan hade redan skapats genom den ursprungliga automatiseringen. AI används istället för att eliminera de undantag som fortfarande krävde manuella insatser.

Det är faktiskt också ofta där som de mest lönsamma AI-initiativen finns att hitta. I de små avvikelserna, eller i de sista 5-10 procenten undantagsfall som fortfarande kräver en manuell insats.

Detta är ett av många exempel på hur vi har optimerat automationer med hjälp av AI. Vill du veta mer om hur AI kan hjälpa till även i ert automationsarbete? Kontakta Jonas Bergman: jonas.bergman@psprovider.se, 070-33 55 665.