Välj en sida
       

Av människor för människor – Utvalda kundcase

Våra kunder är viktiga för oss – och vi brinner för att skapa mer effektiva organisationer och processer. PS Provider har samarbetat med flera av Nordens största koncerner, förvaltningar, kommuner och organisationer. Här kan du lära känna några av våra kunder, läsa mer om hur ett typiskt uppdrag kan se ut, och upptäcka hur PS Provider kan hjälpa ditt företag framåt.

CASE – RPA

Införande av RPA i en av nordens största börsnoterade koncerner

Projektet inleddes med en Proof of Concept studie inom koncernens Shared Service Center för ekonomi och lön.

Ett mål med uppdraget var att frigöra medarbetarna från monotona arbetsuppgifter. Andra mål var att öka processkvaliteten samt minska flödes- och svarstider. Dessutom ville man reducera specifika processers personberoende och sårbarhet för att bland annat säkerställa standardiserade processer och en enhetlig hantering.

Vid urval av lämpliga processer för automatisering utvärderades bland annat flöden utifrån kriterierna; transaktionsvolym, tillgång till strukturerad digital input och standardiseringsgrad.

Projektet resulterade bland annat i kostnadsbesparingar och frigjord arbetstid. Frigörandet av resurser möjliggör, i sin tur, fokusering på utökat tjänsteinnehåll samt ger SSC möjlighet att erbjuda fler tjänster till ytterligare koncernkunder. Dessutom har automationen inneburit en väsentligt förbättrad processkontroll och minskad felfrekvens. Den främsta orsaken till minskningen har varit avlägsnandet av det manuella handhavandet inom flöden och det har i sin tur eliminerat den så beryktade ”mänskliga faktorn”.

Efter utvärdering samt godkännande av pilotprojektet påbörjades utrullningen inom koncernen, vilket även inkluderade etablering av internt Center of Excellence för RPA.

RPA inom en av Sveriges största fastighetsförvaltare

Kunden beslutade sig för att påbörja RPA-resan med hjälp av ett Proof of Concept projekt inom koncernens Shared Service Center för ekonomi, lön och kundtjänst.

Ett huvudmål med projektet var effektivisering och förbättring av processerna genom ökad automation. Andra mål var kunskapsöverföring samt etablering av kontinuerligt lärande inom robotisering.

Urvalet av processer gjordes framförallt utifrån målsättningen att frigöra medarbetare från icke värdeskapande aktiviteter. Utgångspunkten var att den frigjorda arbetstiden istället skulle användas till att kunna prioritera en rad betydelsefulla digitaliserings- och transformationsprojekt.

Projektet blev så framgångsrikt att det beslutades att automatisera ytterligare flöden inom enheten. Det etablerades dessutom ett ytterligare delprojekt för uppbyggnaden av en RPA organisation med tillhörande kompetenscentrum. PS Provider deltog aktivt vid införandet samt i utbildandet av medarbetare.

Sammantaget har de olika delprojekten framförallt resulterat i: frigörandet av resurser, kortare ledtider, ökad processkvalitet samt införandet av en RPA-strategi med tillhörande styrmodell.

Automation med RPA inom ett av världens största rederi- och färjekoncerner

Införandet av RPA påbörjades först inom koncernens europeiska Shared Service Center för ekonomi. Det beslutades tidigt att interna resurser skulle utbildas i RPA och tillhörande robotverktyg.

De huvudsakliga målen med projektet var effektivisering och förbättring av processer och flöden genom RPA. Projektet skulle bland annat leda till; lägre kostnad, högre och jämnare kvalitet, förbättrad kontroll, säkrare och snabbare flöden samt kortare svarstider.

Urvalet av vilka processer som skulle automatiseras gjordes initialt baserat på i vilka kritiska verksamhetssystem som processerna utfördes. Det huvudsakliga syftet med urvalet var att öka återanvändningsgraden och accelerera utvecklingstiden. Dessutom beslutades det att sårbara och personberoende processer skulle prioriteras.

Parallellt med införandet utbildades flertalet interna medarbetare inom ekonomifunktionen i RPA. Uppdraget spreds därefter till en rad andra funktioner och avdelningar inom koncernen såsom HR, Lön, Frakt och Resor.

Sammantaget har delprojekten framförallt resulterat i: minskad sårbarhet på grund av mindre personberoende, ökad kundnöjdhet på grund av väsentligt kortare svars- samt ledtider, förbättrad kontroll genom till exempel möjligheten att jämföra kritisk information med interna- och externa kontrollregister, ökad kvalitet med hjälp av eliminering av den mänskliga faktorn (inmatningsfel etc.), samt nöjdare medarbetare på grund av reducering av monotona samt ointressanta arbetsuppgifter.

RPA inom ett av Nordens ledande bygg- och anläggningsföretag

PS Provider har varit en drivande part vid införandet av RPA inom koncernens ekonomiprocesser.

Ett grundläggande mål med projektet har varit att frigöra resurser. Tanken är därmed att medarbetare istället skall kunna fokusera sin arbetstid på mer värdeskapande aktiviteter. Ett viktigt mål med projektet har varit att utvärdera RPA teknologin i kombination med att påvisa dess styrkor. Projektets resulterade bland annat i att projektgruppen erhöll mandat att driva införandet av RPA på bred front inom framförallt koncernens SSC. Ytterligare mål som kunden hade med projektet var processförbättringar som t ex; lägre kostnader, högre samt jämnare kvalitet och säkerhet, förbättrad kontroll och kortare svarstider.

Urval av processer baserades på PS Providers metodik för identifiering av vilka processer som ger största möjliga värde i förhållande till insatsen för automationen. Faktorer som utvärderades var bland annat grad av: personberoende, standardisering, sårbarhet, regelbasering, repetition, strukturerad input, monotona arbetsuppgifter, kundnöjdhet, felfrekvens pga. mänskliga faktorn och volymen transaktioner som bearbetas i flödet.

Efter förstudie samt godkänt beslutsunderlag kommer RPA att implementeras i ett antal funktioner och processer. Projektet har varit lyckat och resulterade i att medarbetarna numera har frigjort tillräckligt med arbetstid för att utveckla befintliga processer. Kunden har även kunna öka resursinsatsen och deltagandet i det koncerngemensamma digitala transformationsprojektet.

RPA-pilot inom en av Sveriges största kommuner

PS Provider har genomfört ett Proof of Concept projekt tillsammans med serviceförvaltningen inom en av Sveriges största kommuner.

Projektets huvudsakliga mål var; eliminering av monotona arbetsuppgifter, förbättrad samt utökad kontroll mot både interna och externa register, resursbesparing, förbättrad styrning och uppföljning, aktualisering samt säkerställning av styrdata, ökad processkvalitet genom bland annat eliminering av den ”mänskliga faktorn”.

En viktig grund för valet av processer var att det skulle vara flöden från olika funktioner samt att processerna skulle utföras i de huvudsakliga verksamhetssystemen.

Uppdraget resulterade i automatisering av två processer inom ekonomi och lön. Dessutom skapades ett beslutsunderlag innehållandes designförslag för implementation av RPA-organisation. Avslutningsvis utformades även en övergångsplan från projekt- till produktionsfas.

CASE – TRANSFORMATION

Etablering av gemensam servicefunktion för större svensk region

PS Provider har etablerat en gemensam servicefunktion för ekonomi och HR inom en av Sveriges största regioner. Arbetet startade i analys/designfasen där PS Provider etablerade organisation och samarbetsformer, dokumenterade processer, tog fram tjänstekataloger, skapade servicenivåavtal, strukturer för mått, styrning och uppföljning samt förberedde organisationen på övergången. Därefter har PS Provider varit operativt stöd till verksamhetschef under hela implementeringsfasen, vilket innebar innebar mycket “change management” samt lokaliserings- och organisationsfrågor.

Projektet har resulterat i en helt ny organisation där medarbetare från drygt 25 förvaltningar (totalt ca 300 medarbetare) har organiserats om till att istället tillhöra en gemensam servicefunktion. Under arbetet med etableringen har de i designfasen fastställda standardiserade processerna, arbetssätten och rutinerna implementerats i organisationen. I samband med detta har även ett omfattande arbete gentemot förvaltningarna genomförts med syfte att stärka dessa i sin nya roll som beställare istället för utförare.

Etablering av Shared Service Center inom stort statligt bolag

PS Provider agerade projektledare vid en etablering av ett Shared Service Center (SSC) – från förstudie och beslutsunderlag till rekrytering och bemanning av ny organisation. PS Provider inledde projektet genom att gå igenom scopet och utförde en tydlig projektdefinition, förstudie och beslutsunderlag inför etableringen av SSC. Nästa steg var en designfas med framtagande av optimala processer och tydliga tjänstedefinitioner. Under detta steg låg fokuset på att välja lokaliseringsort för servicecentret samt att förankra förändringarna med medarbetarna.

Projektet övergick sedan i en genomförandefas där ca 20 st ekonomifunktioner runt om i Sverige införlivades enligt ett förutbestämt schema. PS Provider var delaktig i hela processen med allt ifrån rekrytering av medarbetare och design av organisation till anslutning av de första enheterna.

Utveckling av lokala ekonomi- och HR funktioner till ett Shared Service Center i internationell konsultorganisation

PS Provider hade en mycket aktiv roll genom en internationell konsultorganisations resa från lokala traditionella ekonomifunktioner till ett SSC. Uppdragsgivarens marknad är i konstant förändring vilket ställer höga krav på att anpassa verksamheten utifrån omvärldens förutsättningar. För att stötta verksamheten i dessa utmaningar var det viktigt att skapa en administrativ stödorganisation som inte bara kan förändras och växa i takt med övriga organisationen, utan som även kan stödja framtida behov av expansion. För att möta dessa utmaningar valde uppdragsgivaren att bilda ett gemensamt SSC.

Projektet som PS Provider drev resulterade i ett väl fungerande SSC som tog hand om all ekonomisk transaktionshantering. Projektet inkluderade etableringen av ett SSC och var initialt avgränsat till att omfatta transaktionshanteringen.Scopet för projektet var att SSC skulle hantera ekonomisk administration för samtliga divisioner. PS Providers projekt tog även hänsyn till uppdragsgivarens internationella utveckling och säkerställde att det inte fanns låsningar för att i framtiden införliva administration från övriga nordiska länder, övriga östländer samt andra dotterbolag i Europa.

Förstudie inför koncerngemensamt Shared Service Center i internationell skogskoncern

PS Provider var delaktiga i ett projekt med syftet att fastställa inom vilka områden och hur en effektivisering av koncernens ekonomiprocesser kunde genomföras. Projektet startade med en processkartläggning av samtliga ekonomiprocesser med syftet att identifiera processer, identifiera gap mellan enheternas processer, identifiera gränssnitt mellan SSC och kund, identifiera större förbättringspotentialer samt bedöma mottagarkapacitet. Hypotesen var att transaktionshantering och bokslutsarbetet i största möjliga omfattning skulle utföras inom ramarna för ett SSC.

Projektet tog även fram ett förslag på avgränsning per process mellan kund och SSC samt upprättade ett utkast till organisation för Servicecentret. Baserat på den förstudie som genomfördes fattades ett beslut att gå vidare och genomföra förändringarna. PS Provider stöttade kunden och hjälpte dem att komma igång under de initiala delarna av etableringen.

Strategisk utveckling av prismodell

PS Provider har genomfört ett projekt inom ett större tjänsteföretag med en strategisk genomgång av hur uppdragsgivaren prissätter och utför sina administrativa tjänster. I projektet ingick att analysera och följa upp hur dess kunder köper administrativa tjänster av uppdragsgivaren. PS Provider hjälpte uppdragsgivaren att etablera en bättre kontroll och internt ansvarstagande för förbrukning av tjänster, budget och utfall. PS Provider har stöttat i den strategiska utvecklingen av beställarrollen så att potentialen i och värdet som leverantör och samarbetspartner kunde förverkligas. Utvecklingen av beställarrollen innebar bland annat förbättrad kostnadsmedvetenhet och ansvarstagande hos beställare i organisationen, förtydligad beställarroll genom kategorisering av olika typer av beställare, förståelse för hur man maximerar värdet av beställda tjänster och förståelse för vad som driver kostnader.

Strategisk utveckling Shared Service Center

PS Provider har arbetat i ett mycket omfattande projekt på uppdrag av en skandinavisk livsmedelsorganisation med att utveckla deras Shared Service Center  genom att designa och implementera en helt ny organisation. En del i detta arbete var att etablera en stabsfunktion inom SSC som kallades Business Development Team. Denna enhet fokuserar på den strategiska utvecklingen av hela SSC-organisationen samt designade och införde ett strategiskt uppföljningssystem i olika dimensioner. Förutom att etablera denna stabsfunktion så hade PS Provider under en uppstartsperiod ansvaret att operativt leda och driva enheten (ca 6 månader) medan rekrytering av ansvarig chef genomfördes.

Under en period ledde och drev PS Provider samtliga strategiska utvecklingsinitiativ samt ansvarade för införandet av ett uppföljningssystem som inkluderade tidredovisning och en rad andra mått och KPIer. Under denna period ingick PS Provider i ledningsgruppen för SSC och var med och fattade en rad strategiska beslut samt tog fram planeringen för dess exekvering. Detta arbete innebar även omfattande kontakter med en rad andra intressenter som t.ex. CFO, ekonomichefer på respektive dotterbolag och controllers.

Etablering av ett rekryteringscentrum

PS Provider drev etablerigen av en av Sveriges större rekryteringsorganisationer. Utgångspunkten för uppdraget var att organisationen skulle erbjuda rekryteringstjänster enligt definierat uppdrag, stärka arbetsgivarvarumärket, skapa hög tillgänglighet genom att ge kunden och arbetssökanden “en ingång”, samt säkerställa kvalitet i rekryteringsprocessen.

Effektmålen med projektet var att den etablerade organisationen skulle ha tillräcklig kompetens och kunna tillhandahålla effektiva rekryteringstjänster till kunderna. Leveransen av tjänsterna skulle möta kundernas krav och samtidigt följa framtagen standardiserad rekryteringsprocess. De tillhandahållna tjänsterna skulle tydligt bidra till att stärka arbetsgivarvarumärket. Rekryteringsprocessen skulle kvalitetssäkras, professionaliseras och adekvat styrning ska etableras.

Projektmålet med etableringsprojektet var att etablera rekryteringstjänsterna till utsatt datum genom att bemanna rekryteringscentrum inom given tidsram utifrån ett prognostiserat resursbehov, upprätta fungerande kommunikationskanaler med kund, få igång daglig drift på rekryteringsenheten inom given tidsram samt se till att medarbetarna har tillgång till adekvata verktyg för operativ drift. PS Provider tillhandahöll processtöd och stöd avseende förändringsledning under projektet.

CASE – process

Processutvecklingsprojekt i internationell logistikkoncern

Projektet som PS Provider genomförde inom en internationell logistikkoncern innebar kartläggning, dokumentation och genomförande av processförbättringsåtgärder i centrala och lokala administrativa stödfunktioner (>50 enheter) i Sverige och internationellt. I Sverige hade uppdragsgivaren en ekonomifunktion med en stabsenhet som innehöll redovisnings-, reskontra- samt kund/kreditenhet. Den centrala ekonomifunktionen sysselsatte totalt ca 65 personer. Förutom detta fanns det ungefär 100 årsanställda runt om i de olika distrikten som arbetar heltid med ekonomirelaterade arbetsuppgifter.

Projektet hade en rad olika mål och syften. Ett av syftena med processkartläggningen var att den skulle gå att använda som dokumentation i det interna kvalitetssystemet samt som ett underlag vid internrevision. För att bättre utnyttja och öka användningsområdet för processkartläggningen kompletterades kartläggningen med ytterligare information som exempelvis resursförbrukning, tider och volymuppgifter. PS Provider genomförde en analys för att identifiera problem och förbättringsmöjligheter samt svängningar i ekonomifunktionens arbetsbelastning över tiden. Projektet levererade bland annat väldefinierade processer och tjänster samt prestandamått som gjorde det möjligt att genomföra benchmarking med andra organisationer, enhetspriser för de tjänster som funktionen utför, initialt för intern uppföljning samt på längre sikt eventuellt även som ett underlag för internprissättning.
PS Provider levererade även tjänstekataloger och SLA, Service level agreements, som används till att påverka beteendet och efterfrågan på enhetens tjänster i övriga organisationen. Ett resultat var effektiviseringar och förändringar i ekonomiprocesserna och en generell kvalitetshöjning i processerna då icke värdeskapande arbetsuppgifter eliminerades. Roller och ansvar blev också tydligare.

Kartläggning och omstrukturering av inköp till betalningsprocessen i internationell koncern

När PS Provider anlitades av uppdragsgivaren så befann sig koncernen i en situation där den var kraftigt påverkad av den rådande konjunkturen och omvärldssituationen. Detta innebar att företaget genomförde en rad olika initiativ för att öka intäkterna och se över kostnaderna. Ett område som identifierades med god förbättringspotential var processen från Inköp till Betalning (P2P). PS Provider var ansvariga för att driva ett processkartläggningsprojekt som kartlade hela inköpsprocessen inom den europeiska verksamheten. Informationsinsamlingen genomfördes framförallt genom workshops med större grupper av medarbetare samt kompletterat med enskilda fokusintervjuer med utvalda medarbetare. PS Provider sammanställde sedan processkartor och analyser samt levererade underlag till införandet av en ny standardiserad inköpsprocess och inköpsorganisation med tydliga roller och ansvar, samt förändring av inköpsbeteendet och etablering av utökad “Corporate Governance”, dvs förbättrad internkontroll och styrning av inköp. PS Provider hjälpte även kunden att automatisera hantering av sina leverantörsfakturor genom att skapa och etablera standardiserade, koncerngemensamma administrativa processer. Den administrative hantering och resursåtgången kring fakturor, både inom central administration och ute i verksamheten, minimerades för att öka fokus på kärnverksamheten.

Utveckling av stödprocesser i statligt bolag

När PS Provider startade uppdraget så hade uppdragsgivaren en gemensam serviceenhet bestående av ca 40 medarbetare som ansvarade för kundreskontra, leverantörsreskontra, redovisning, löneadministration samt telefonväxel gentemot de interna kunderna (regioner och affärsområden). För att serviceenheten skulle kunna utvecklas och bli ett väl fungerande SSC hade ledningen för enheten identifierat ett behov av att genomföra ett antal åtgärder. När PS Provider fick uppdraget hade en konsolidering av administrativa processer till en gemensam enhet ägt rum, men bolaget hade inte ännu etablerat de strukturer och verktyg som krävdes för att enheten fullt ut ska fungera som ett SSC. PS Provider ansvarade för ett projekt som bestod av kartläggning av samtliga stödprocesser i central administration samt framtagande och genomförande av ett omfattande förbättringsprogram.

Implementering av åtgärder genomfördes även i regionala och lokala organisationer. Syftet med projektet var att etablera strukturer och verktyg som krävdes för att serviceenheten skulle kunna drivas som ett väl fungerande SSC gentemot de interna kunderna. Viktiga delar i detta arbete var bland annat att etablera ett framgångsrikt kund- och leverantörsförhållande med tydliga roller och ansvar. Det krävdes väl definierade (och kommunicerade) tjänster och gränssnitt samt en prismodell som styr och uppmuntrar rationella beteenden, vilket gjordes genom en fördjupad processkartläggning samt identifiering av förbättringsområden. Syftet var att ta fram standardiserade och effektiva processer med en hög grad av automatisering som främjar god intern kontroll och hög kvalitet i leveranser.