RPA-KUNDCASE PEAB
Process: Registrering av ny leverantör
RPA-mjukvara: Blue Prism
Historiskt har handhavandet för processen registrering av ny leverantör varit tidskrävande och monotont. Framförallt har det berott på bolagets heterogena informationskällor. Processen har automatiserats med hjälp av Robotic Process Automation (RPA) och består av fyra huvud-aktiviteter: insamling och inmatning av uppgifter samt arkivering och statusrapportering. Konkret innebär det att en robot samlar in leverantörskritiska uppgifter från ett antal specifika informationskällor. När informationen kvalitetssäkrats, registrerar roboten den i de olika ekonomisystemen. Roboten inleder den nya registreringen med en sökning på organisationsnumret. När roboten söker på organisationsnumret kan den få en träff. Om roboten får en träff ska den samla in viss information som kommer användas vid registrering av ny leverantör. Slutligen så arkiverar och rapporterar roboten arbetet.
Utmaningar
En av de främsta utmaningarna som koncernen haft med processen är att säkerställa att processen håller hög kvalité. En orsak till bristande kvalitet kan vara att monotona arbetsuppgifter, samt den mänskliga faktorn, kan leda till felregistreringar. Processen har också tagit tid från andra, mer värdeskapande uppgifter.
Historiskt har handhavandet för processen registrering av ny leverantör varit tidskrävande och monotont. Framförallt har det berott på bolagets heterogena informationskällor. Processen har automatiserats med hjälp av Robotic Process Automation (RPA) och består av fyra huvud-aktiviteter: insamling och inmatning av uppgifter samt arkivering och statusrapportering. Konkret innebär det att en robot samlar in leverantörskritiska uppgifter från ett antal specifika informationskällor. När informationen kvalitetssäkrats, registrerar roboten den i de olika ekonomisystemen. Roboten inleder den nya registreringen med en sökning på organisationsnumret. När roboten söker på organisationsnumret kan den få en träff. Om roboten får en träff ska den samla in viss information som kommer användas vid registrering av ny leverantör. Slutligen så arkiverar och rapporterar roboten arbetet.
Målsättning
Målsättningen med projektet har främst varit att säkerställa processens kvalité. Övriga målsättningar har varit att reducera antalet monotona arbetsuppgifter och därmed frigöra tid till andra arbetsuppgifter, samt förkorta flödestiden.
Beskrivning av processen
Processen kan beskrivas med hjälp av fyra faser. I första fasen hämtar roboten information från ett antal olika filer och system. I den andra fasen lägger roboten in den nya leverantören i leverantörsregistret. I den tredje fasen arkiverar roboten filer om upplägget har gått bra, eller flyttar dem till mappen för manuell hantering. I den fjärde och avslutande fasen sammanställer roboten process-utfallet i en statusrapport, för att därefter slutligen skicka rapporten till ansvarig medarbetare.
1. Läsa ut information
I den första fasen hämtar roboten all relevant information som behövs för att registrera en ny leverantör. För att roboten skall ha en möjlighet att läsa informationen, krävs det att medarbetare först sparat filer i bestämda mappar. Filerna innehåller respektive leverantörs organisationsnummer och giro-nummer. Mapparna är även organiserade utifrån respektive leverantörs hemvist inom koncernen, samt innehåller undermappar för olika girolösningar.
Input – Filer innehållandes organisationsnummer, koncern-hemvist samt girolösning.
Roboten utför första fasen i följande fyra steg: leta reda på koncernhemvist samt organisations- och gironummer; hämta korrekta adressuppgifter; kategorisera leverantör; säkerställ fakturahantering
I det första steget finner roboten aktuell leverantörsinformation. Steget inleds med att roboten navigerar sig fram till respektive leverantörs mapp. Varje leverantör har sin specifika mapp döpt efter koncernhemvist. I respektive mapp återfinns leverantörens filer med tillhörande organisations- och gironummer. I steg två hämtar roboten leverantörens adress-relaterade information. Informationen inhämtas genom att roboten söker på leverantörens organisationsnummer i det externa, webbaserade leverantörskontroll-systemet, Inyett.
Efter att roboten hämtat information från Inyett så hämtar den information om leverantörens kategorisering samt gruppering. Information om kategoriseringen hämtas från det interna bolagsregistret och angiven motpartskod. Vidare hämtar roboten information om leverantörsgrupp från den interna bolagsstrukturen.
I det fjärde, och därmed sista steget, kontrollerar roboten om leverantören har möjlighet att hantera e-fakturor.
Output – Korrekt organisations- och gironummer, adressrelaterad information, kategorisering, gruppering och fakturahantering.
2. Registrera ny leverantör
När roboten har tillgång till korrekt information är det dags att registrera den nya leverantören. Registreringen sker i samtliga ekonomisystem.
Input – Filer innehållandes organisationsnummer, koncern-hemvist samt girolösning.
Roboten utför första fasen i följande fyra steg: leta reda på koncernhemvist samt organisations- och gironummer; hämta korrekta adressuppgifter; kategorisera leverantör; säkerställ fakturahantering
I det första steget finner roboten aktuell leverantörsinformation. Steget inleds med att roboten navigerar sig fram till respektive leverantörs mapp. Varje leverantör har sin specifika mapp döpt efter koncernhemvist. I respektive mapp återfinns leverantörens filer med tillhörande organisations- och gironummer. I steg två hämtar roboten leverantörens adress-relaterade information. Informationen inhämtas genom att roboten söker på leverantörens organisationsnummer i det externa, webbaserade leverantörskontroll-systemet, Inyett.
Efter att roboten hämtat information från Inyett så hämtar den information om leverantörens kategorisering samt gruppering. Information om kategoriseringen hämtas från det interna bolagsregistret och angiven motpartskod. Vidare hämtar roboten information om leverantörsgrupp från den interna bolagsstrukturen.
I det fjärde, och därmed sista steget, kontrollerar roboten om leverantören har möjlighet att hantera e-fakturor.
Output – Korrekt organisations- och gironummer, adressrelaterad information, kategorisering, gruppering och fakturahantering.
3. Arkivering
I fas tre arkiverar roboten filerna som hanterades under första inläsningsfasen. För att roboten skall ha en möjlighet att arkivera filerna krävs det att de är korrekta. När fel inträffat under registreringen (beskrivet i fas 2) flyttar roboten den inkorrekta filen till dedikerad felhanteringsmapp. Filen hanteras därefter manuellt av ansvarig medarbetare.
Input – Uppdaterat leverantörsregister, resultat av registreringen noterat (dvs. lyckad respektive misslyckad registrering).
När samtliga nya leverantörer registrerats ska roboten arkivera filerna. Arkiveringen sker genom att roboten flyttarfilerna till den dedikerade mappen,’Arkiv’. Samtidigt som filerna flyttas avlägsnas de även från den ursprungliga mappen. Detta för att säkerställa att en fil endast kan finnas i en mapp. I de fall det inte varit möjligt att registrera en leverantör, flyttas den till mappen ’Manuell hantering’. Förfarandet säkerställer att samtliga leverantörer som roboten inte kunnat registrera kan hanteras av en medarbetare.
Output – Samtliga filer är antingen arkiverade eller flyttade till specifik mapp för att senare hanteras manuellt.
4. Sammanställ rapport
Den fjärde och därmed sista fasen består av följande steg: samman-ställa rapport över registreringar; vidarebefordra rapport till ansvarig.
Input – Arkiverade samt manuella filer.
I det första steget sammanställer roboten samtliga ärenden som utförts under dagen i en dedikerad rapport. Rapporten visar antalet registrerade leverantörer, samt antalet manuella ärenden. I steg två vidarebefordrar roboten rapporten till ansvarig medarbetare.
